Secretaria virtual y gestión para despachos de abogados
Deja de salir de una vista o de un escrito para coger el teléfono. Atendemos a tus clientes, filtramos las consultas y perseguimos los papeles que faltan en cada asunto.
Lo que pasa en el despacho cuando estás en sala
Estás en una vista y el móvil vibra tres veces. Es un cliente que quiere saber «cómo va lo mío». Después llega un mensaje de un desconocido: quiere saber si llevas divorcios. Y un correo del procurador con una notificación nueva. Cuando sales, tienes llamadas perdidas y ninguna pista de cuál importaba.
Los expedientes también se paran por cosas pequeñas. Falta el contrato, la escritura o la vida laboral del cliente. Pedirlo, recordarlo y volver a pedirlo te roba tiempo de estudio. Y en julio, con agosto inhábil a la vuelta de la esquina, cada cliente quiere su asunto presentado ya.
Lo que puedes delegar
Atención
- Coger cada llamada en nombre del despacho y anotar de qué asunto se trata.
- Separar la consulta nueva del cliente que ya tiene un asunto abierto.
- Dar cita para la primera consulta según tu agenda y tus condiciones escritas.
- Contestar por WhatsApp a quien pregunta qué materias llevas y cuáles no.
- Tomar el recado de juzgados, procuradores y compañeros de la parte contraria.
- Calmar al cliente que pide noticias, con la información que tú nos autorices a dar.
Tramitación
- Reunir los documentos de cada asunto nuevo y archivarlos en su carpeta.
- Enviar la hoja de encargo que apruebes y vigilar que vuelva firmada.
- Recordar con tacto la provisión de fondos y las minutas pendientes.
- Llevar la ficha de cada expediente al día, con lo pendiente y el próximo movimiento.
- Coordinar con procuradores, peritos y traductores las entregas y las citas.
- Avisar a tus clientes de las firmas en notaría y de las citaciones que les tocan.
Puedes quedarte con una caja o con las dos. Si solo quieres que alguien responda al teléfono, empieza por la secretaria virtual. Si lo que te ahoga son los asuntos parados, mira la gestión administrativa. Para el día a día de cada caso tienes también el seguimiento de expedientes.
Un martes cualquiera en el despacho
Después te llega una ficha con el nombre, el motivo, la fecha de la carta y la cita ya puesta en tu agenda.
Cómo nos sincronizamos con tu despacho
Antes de empezar, nos cuentas cómo trabajas. Qué materias llevas y cuáles derivas. Qué cobras por la primera consulta y qué se responde a quien pregunta por honorarios. Qué asunto no puede esperar a que salgas de sala y por qué canal te localizamos.
Usamos tu agenda de señalamientos y tus expedientes, no unos paralelos. No damos opinión jurídica: si un cliente plantea algo de fondo, lo anotamos para ti. Recibes un resumen de lo entrado. A tu mesa solo sube lo que exige tu firma de letrado.
Preguntas de abogados
¿Vais a dar información jurídica a mis clientes?
No. Solo repetimos lo que nos dejes por escrito, como qué documentos traer o cómo es la primera consulta. Cualquier duda de fondo te llega a ti con una nota clara.
¿Y si llama un juzgado o el abogado de la otra parte?
Tomamos el recado tal cual, con nombre, número de procedimiento y teléfono. No damos ningún dato de tu cliente. Te lo marcamos como prioritario para que lo veas antes que lo demás.
¿Puedo delegar solo las provisiones de fondos?
Sí. Hay despachos que solo quieren que alguien recuerde provisiones y minutas con educación. Lo hacemos con el tono que elijas y te decimos quién ha pagado y quién no.
Despachos de abogados por provincias
En las ciudades más grandes
Tu despacho, atendido
Mándanos un WhatsApp contando qué te roba más horas: las llamadas, los expedientes o ambas cosas. Con eso te proponemos cómo empezar.