Recepcionista virtual

Qué hacemos exactamente

Hacemos lo que haría la persona del mostrador de entrada, pero a distancia. Como recepcionista virtual nos ocupamos de:

• Dar la bienvenida a quien llama o escribe por primera vez y averiguar qué busca.
• Explicar cómo llegar, dónde aparcar, qué traer y cuánto suele durar la visita.
• Dirigir cada consulta a la persona o al departamento que toca dentro de tu equipo.
• Reconocer a los clientes habituales y tratarlos como tal, con la información que nos dejas.
• Avisar a tu equipo de quién va a venir y con qué motivo.
• Atender a proveedores, repartidores y visitas que preguntan por alguien en concreto.
• Recoger las primeras impresiones o comentarios de quien acaba de visitarte, si nos lo pides.

Es una de las tareas de la secretaria virtual y suele ir de la mano de la atención de llamadas.

Para quién es

Está pensada para negocios con visitas presenciales donde el trato inicial pesa mucho. En hoteles y hostales el huésped pregunta por la llegada, el aparcamiento o el desayuno. En las clínicas y consultas médicas el paciente quiere saber qué traer y a qué consulta ir.

En los centros de fisioterapia toca orientar a quien llega por primera vez con una lesión. Y en los gimnasios y centros deportivos se acercan personas curiosas que quieren conocer las instalaciones antes de apuntarse.

También tiene sentido cuando tu recepción física existe, pero no llega a todo. La persona del mostrador atiende a quien tiene delante y nosotros a quien está al otro lado del teléfono.

El encargado del hostal recibe el aviso: Laura Gil, llegada tardía mañana, ya tiene la ubicación del aparcamiento.

Cómo nos sincronizamos contigo

Nos explicas tu negocio como se lo explicarías a alguien que entra a trabajar contigo. Quién hace qué, cómo se llega, qué dudas son las de siempre y qué hay que decir en cada caso. Lo convertimos en una guía de recepción que repasamos juntos.

Si tienes varias personas o salas, nos das la lista de a quién se avisa en cada situación. Así cada recado va directo a quien lo necesita, sin rodeos.

Cada cierto tiempo revisamos contigo lo que ha cambiado: una nueva dirección, un profesional que se incorpora, una norma de acceso distinta. Una recepción bien sincronizada no deja a nadie en la puerta con información vieja.

Lo que no hacemos

• No estamos físicamente en tu local: no abrimos la puerta ni recibimos paquetes en mano.
• No decidimos si un paciente, huésped o cliente debe ser atendido antes que otro; seguimos tus criterios.
• No damos indicaciones médicas ni de tratamiento propias.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia de una secretaria virtual?

La recepción es la puerta de entrada: bienvenida, orientación y aviso. La secretaria virtual abarca más, como el correo, los recados o el filtrado. Puedes empezar por la recepción y ampliar cuando quieras.

¿Podéis dar citas desde la recepción?

Sí, si lo encargas. Para eso sumamos la gestión de citas y trabajamos sobre la agenda que ya usas.

¿Cómo sabéis quién es un cliente habitual?

Porque tú nos lo dices. Puedes darnos una lista o indicarnos dónde consultarlo. Con esa información saludamos por el nombre y evitamos preguntas que ya conoces.