Secretaria virtual y gestión para hoteles y hostales
Quien está en el mostrador atiende al huésped que tiene delante. Nosotros cogemos el teléfono, el WhatsApp y el correo de tu hotel, y llevamos la parte administrativa.
El mostrador lleno y el teléfono sonando con una reserva
En un hotel pequeño o un hostal, la misma persona hace la entrada de un grupo, cobra una salida y explica cómo llegar al casco antiguo. Mientras, suena el teléfono con alguien que quiere reservar directamente. Si nadie contesta, esa reserva acaba en un portal y con su comisión.
El correo se llena de peticiones de presupuesto para grupos, cambios de fecha y empresas que piden su factura con otros datos. Por WhatsApp preguntan si hay parking, si se admiten perros o a qué hora se sirve el desayuno. En Semana Santa, en los puentes y en las fiestas patronales todo se multiplica. Y cuando baja el ritmo, toca perseguir facturas y preparar la temporada.
Lo que puedes delegar
Atención
- Atender las llamadas de reservas con el nombre de tu hotel y tomar fechas, tipo de habitación y número de huéspedes.
- Responder por WhatsApp y correo sobre parking, mascotas, desayuno, accesibilidad o cómo llegar.
- Mover fechas de llegada y tramitar anulaciones como marque tu política de cancelación.
- Explicar al huésped cómo entrar si llega cuando no hay nadie en recepción, con las instrucciones que nos dejes.
- Recoger quejas y peticiones especiales: cuna, habitación tranquila, detalle de aniversario.
- Atender a agencias y empresas que preguntan por tarifas de grupo o de convenio.
Tramitación
- Preparar presupuestos para grupos, bodas o equipos deportivos y hacer su seguimiento.
- Emitir y reenviar facturas a empresas con sus datos fiscales correctos.
- Reclamar depósitos y pagos pendientes de reservas de grupo.
- Pedir a los huéspedes los datos que necesitas para el registro de entrada.
- Coordinar con la lavandería, el mantenimiento y los proveedores del desayuno los pedidos y las incidencias.
- Llevar el control de las solicitudes de grupo y de los acuerdos con agencias.
Elige lo que más te alivie. La atención la llevamos como recepcionista virtual, dentro de nuestra secretaria virtual. La parte de facturas, grupos y proveedores es gestión administrativa. Las reservas por teléfono encajan también en la gestión de citas y reservas.
Un jueves de octubre, con un congreso en la ciudad
En recepción aparece la reserva confirmada, el pago de la primera noche y una nota: factura a empresa, datos ya recibidos.
Cómo nos sincronizamos con tu hotel
Nos explicas tus tipos de habitación, tus tarifas por temporada y tu política de cancelación. También cómo funciona la entrada cuando el mostrador está vacío, qué servicios ofreces y qué peticiones quieres decidir tú. Con eso respondemos como si estuviéramos detrás de tu recepción.
Trabajamos sobre tu calendario de reservas, para que no haya dos versiones de la misma ocupación. Si nos dices que no vendamos una habitación, no la vendemos. Te enviamos un resumen de reservas, cambios y quejas, y te subimos solo lo que necesita tu decisión.
Preguntas de hoteles y hostales
¿Podéis cerrar reservas directas?
Sí, con tu calendario y tus tarifas. Tomamos los datos, pedimos el pago o la garantía que marque tu política y te dejamos la reserva hecha.
¿Qué pasa con los grupos y las bodas?
Recogemos lo que necesitan, preparamos el presupuesto con tus precios y lo seguimos hasta que confirman o lo descartan. Si piden algo fuera de lo habitual, te lo consultamos.
¿Os encargáis de las facturas a empresas?
Sí. Pedimos los datos fiscales, revisamos que estén completos y enviamos la factura. Si hay pagos pendientes, los reclamamos con el tono que nos indiques.
¿Sustituís a mi recepcionista?
No tiene por qué. Tu equipo se queda con el huésped que está en el hotel y nosotros con el que llama o escribe. Así cada uno hace lo suyo sin interrupciones.
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Escríbenos un WhatsApp y dinos qué se queda sin atender en tu recepción. Te proponemos cómo cubrirlo.