Gestión de citas y reservas

Qué hacemos exactamente

De la gestión de citas se ocupan personas, no un formulario. Se presentan como parte de tu negocio y trabajan sobre tu agenda. Esto es lo que hacemos:

• Dar cita según tus reglas: duración de cada servicio, profesional que lo hace y huecos que prefieres reservar.
• Cambiar y anular citas cuando el cliente lo pide, ofreciendo alternativas.
• Confirmar las citas con antelación y avisarte de quién no responde.
• Llevar una lista de espera y llamar a quien está en ella cuando se libera un hueco.
• Recordar al cliente lo que debe traer o cómo prepararse, si nos lo indicas.
• Agrupar citas parecidas cuando así te ahorras tiempo, si es tu forma de trabajar.
• Tomar nota de los clientes que fallan sin avisar, para que decidas qué hacer.

Va incluida en lo que puede hacer la secretaria virtual, por teléfono o por mensaje.

Para quién es

Es para quien vive de la agenda. En las peluquerías y barberías cada hueco libre es dinero perdido. Los centros de fisioterapia necesitan encajar sesiones seguidas de un mismo tratamiento.

En las consultas de psicología la discreción es tan importante como la puntualidad. Y en las clínicas veterinarias conviven las vacunas programadas con las visitas que no pueden esperar.

También sirve cuando la agenda la llevas tú desde el móvil, entre cliente y cliente, y se te escapan cambios.

La veterinaria ve su agenda actualizada y un aviso: el hueco del martes se ha ofrecido a la lista de espera.

Cómo nos sincronizamos contigo

Trabajamos dentro de la agenda que ya usas, sea en papel compartido, en tu programa de citas o en una hoja de cálculo. No creamos otra en paralelo. Si tú das una cita por tu cuenta, la vemos; si la damos nosotros, la ves tú.

Antes de empezar, nos explicas tus reglas. Cuánto dura cada servicio, qué profesional hace qué, qué huecos guardas para urgencias o para ti. También qué hacer con quien llega tarde o repite ausencias.

Lo urgente lo decides tú. Un perro que ha comido algo raro no se trata como una vacuna. Esas llamadas te las pasamos al momento; el resto queda reflejado en tu agenda y en un resumen breve.

Lo que no hacemos

• No te cambiamos tu forma de reservar: nos adaptamos a la agenda que ya llevas.
• No valoramos si un caso es grave: seguimos la lista de señales que tú nos das.
• No cobramos señales ni pagos de las citas en tu nombre.

Preguntas frecuentes

¿Las citas las da una persona o un sistema?

Una persona de nuestro equipo, que habla o escribe con el nombre de tu negocio. Conoce tus reglas y puede adaptarse cuando el cliente necesita algo fuera de lo normal.

¿Podéis llenar los huecos que quedan por anulaciones?

Sí, si nos das permiso para usar tu lista de espera. Cuando se libera un hueco, llamamos o escribimos a quien estaba esperando, en el orden que marques.

¿Se puede combinar con la atención por WhatsApp?

Sí, y es lo más habitual. Mira la atención al cliente por WhatsApp y la recepcionista virtual para cubrir todo el primer contacto.