Secretaria virtual y gestión para gimnasios y centros deportivos
En enero todo el mundo quiere apuntarse y en junio muchos quieren darse de baja. Atendemos a los socios de tu gimnasio y llevamos sus altas, sus cuotas y sus incidencias.
Recepción no puede estar en la sala y en el teléfono
Quien atiende recepción también enseña la sala, repone toallas y abre la clase de primera hora. Mientras tanto, el teléfono suena y el WhatsApp acumula preguntas. ¿Cuánto es la cuota? ¿Quedan plazas en pilates? ¿Puedo probar un día? Muchos interesados no vuelven a escribir si nadie les contesta, y se apuntan en el centro de enfrente.
La parte de gestión pesa igual. Recibos devueltos a principio de mes. Socios que quieren congelar la cuota por una lesión o un viaje. Bajas que llegan por correo, por WhatsApp o de palabra en el mostrador. Y una cinta de correr parada que lleva dos semanas esperando al técnico, con un cartel de «averiada» que ya nadie mira.
Lo que puedes delegar
Atención
- Informar de cuotas, horario de sala y actividades con lo que nos indiques.
- Reservar plazas en clases dirigidas y mover la lista de espera.
- Agendar días de prueba y primeras citas con tus entrenadores.
- Atender a socios con dudas sobre su cuota, su horario o su tarjeta de acceso.
- Recoger quejas de vestuarios, máquinas o limpieza y pasárselas a quien corresponda.
- Avisar a los socios de cambios de monitor o de clases canceladas.
Tramitación
- Tramitar altas, bajas y congelaciones de cuota según tus normas.
- Seguir los recibos devueltos y recordar el pago a cada socio.
- Pedir y guardar la documentación de alta y las autorizaciones que uses.
- Preparar presupuestos de convenios con empresas o de bonos de entrenamiento personal.
- Coordinar con el técnico las reparaciones de máquinas y con la empresa de limpieza sus incidencias.
- Llevar un listado de incidencias abiertas hasta que quedan cerradas.
Lo que delegas lo decides tú: solo el teléfono de recepción, solo las cuotas o las dos partes. Para la relación con los socios, mira la atención al cliente externalizada dentro de nuestra secretaria virtual. Para recibos y bajas, la gestión de cobros pendientes forma parte de la gestión administrativa.
Un socio que se lesiona en marzo
El encargado recibe la congelación lista para aplicar y una bici de spinning libre, ya ofrecida a la lista de espera.
Cómo nos sincronizamos con tu gimnasio
Nos das tus tarifas, la matrícula, el horario de sala y el cuadrante de clases. También tus normas de bajas, congelaciones y pases de prueba. Nos dices quién repara las máquinas y qué cuenta como urgente para ti: un problema en el acceso, una avería en la piscina o una queja seria.
Trabajamos con tu listado de socios y tu cuadrante, sin cambiar cómo lo organizas. Te pasamos un resumen de altas, bajas, recibos y averías. Lo que necesita tu decisión, como un socio que pide que le devuelvan una cuota, te llega separado del resto.
Preguntas de dueños de gimnasios
¿Podéis dar consejos de entrenamiento a los socios?
No. Eso es cosa de tus entrenadores. Nosotros le reservamos al socio una cita con ellos.
¿Qué hacéis con los recibos devueltos?
Contactamos con el socio, le recordamos el importe con tu tono y le explicamos cómo pagarlo. Si no se resuelve, te lo pasamos para que decidas.
¿Os sirve si tengo un centro deportivo con piscina y pistas?
Sí. Nos explicas cada instalación y cómo se reserva, y atendemos cada una con sus normas.
¿Cuál es el precio?
Va según los socios y las tareas. Es un precio a tu medida, que te decimos antes de empezar.
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Mándanos un WhatsApp y cuéntanos qué te gustaría quitarte del mostrador. Te proponemos por dónde empezar.