Secretaria virtual y gestión para consultas de psicología
No contestes al móvil en mitad de una sesión. Atendemos con discreción a quien da el primer paso, llevamos tu agenda y nos ocupamos de facturas y cambios de cita.
La llamada que cuesta tanto hacer
Para mucha gente, escribir a una psicóloga es un paso enorme. Si nadie contesta, quizá no lo vuelva a intentar. Pero tú no puedes cortar una sesión para coger el teléfono. Y al terminar, a veces ya no es momento de devolver llamadas.
A eso se suma la gestión de la consulta. Pacientes que cambian la sesión de la semana. Padres que llaman por su hijo adolescente. Personas que necesitan factura para su seguro de reembolso. Después del verano y en enero muchas personas deciden empezar, y la agenda se complica justo cuando más cuidado pide cada contacto.
Lo que puedes delegar
Atención
- Atender la primera llamada con calma y sin pedir detalles personales.
- Explicar si la sesión es presencial o por videollamada y cómo funciona cada una.
- Dar la primera cita y las siguientes según tu disponibilidad.
- Cambiar o anular sesiones con las normas de cancelación que tú fijes.
- Atender a padres, madres o parejas que llaman por otra persona, con tus criterios.
- Aplicar tus pautas escritas si alguien contacta en un momento de crisis.
Tramitación
- Emitir y enviar la factura de cada sesión con los datos que pida su seguro.
- Recordar con discreción los pagos de sesiones pendientes.
- Enviar el consentimiento informado que uses y comprobar que vuelve firmado.
- Pedir la firma de ambos progenitores cuando atiendas a menores, si tú lo indicas.
- Saber cuántas sesiones le quedan a cada paciente con bono y avisarle a tiempo.
- Coordinar el alquiler de la sala o el despacho si compartes espacio con otros profesionales.
Elige la parte que te pese más. Desde la secretaria virtual cuidamos la primera llamada y tu agenda. Desde la gestión administrativa llevamos facturas, cobros y consentimientos. Para la parte de las facturas y los recordatorios de pago, mira la gestión de cobros.
Un primer mensaje un poco dudoso
La psicóloga recibe solo un nombre, un teléfono y una cita. Ningún motivo de consulta: eso queda para la sesión.
Cómo nos sincronizamos con tu consulta
Nos dices cómo quieres que se trate a quien llama por primera vez. Qué datos podemos pedir y cuáles no. Cuánto dura cada sesión, qué cobras y qué norma de cancelación tienes. También qué hacer si alguien escribe en un momento muy delicado.
La discreción es la base. No damos orientación terapéutica de ningún tipo ni opinamos sobre lo que alguien cuenta. Cada factura y cada consentimiento salen de tus modelos, y cada cita, de tu calendario. Te pasamos un resumen breve y solo te escalamos lo que de verdad necesita tu criterio.
Preguntas de psicólogos
¿Qué pasa si alguien os cuenta su problema?
Le escuchamos con respeto y le decimos que eso lo hablará en sesión. No anotamos más de lo necesario. Lo importante es que se sienta atendido y tenga su cita.
¿Y si llama alguien en crisis?
Hacemos exactamente lo que indique tu guía para esos casos. Puede incluir a quién avisar y qué teléfonos facilitar. No improvisamos ni damos pautas propias.
¿Podéis hacer las facturas para los reembolsos de seguro?
Sí. Preparamos cada factura con los datos que exige su compañía y se la enviamos al paciente. Tú solo revisas si algo se sale de lo habitual.
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Escríbenos por WhatsApp sobre la parte que quieres delegar: la primera llamada, la agenda o las facturas. Lo hablamos con la misma discreción.