Secretaria virtual y gestión para estudios de arquitectura e ingeniería
Tu tiempo es para proyectar, no para contestar «¿cómo va lo mío?». Atendemos a tus clientes y llevamos la gestión de los expedientes de tu estudio.
Planos a medio dibujar y el teléfono cortando cada idea
En un estudio de arquitectura o ingeniería, una llamada rompe una hora de concentración. Llama el promotor que pregunta por la licencia y el particular que quiere saber cuánto cuesta un proyecto de ampliación. Luego, el constructor que necesita un detalle de la carpintería. Si atiendes a todos, el proyecto no avanza. Si no atiendes, parece que el estudio está cerrado.
La gestión pesa tanto como el diseño. Hay que pedir al cliente escrituras, nota simple y planos antiguos. Hay que seguir el visado en el colegio, estar encima de los requerimientos del ayuntamiento y coordinar visitas de obra. En primavera llegan las prisas de quien quiere la piscina o la ampliación lista para el verano. Y las comunidades preguntan por la inspección técnica del edificio.
Lo que puedes delegar
Atención
- Atender las llamadas del estudio y separar clientes, constructores, proveedores y comerciales.
- Dar citas para primeras reuniones y visitas al solar o al inmueble.
- Contestar a «¿cómo va mi licencia?» con el estado que tengas registrado.
- Recoger por WhatsApp fotos, mediciones y dudas del cliente sobre su proyecto.
- Atender a comunidades de propietarios y administradores que preguntan por inspecciones o certificados.
- Pasarte solo las llamadas que necesitan tu criterio técnico.
Tramitación
- Pedir y ordenar la documentación del cliente: escrituras, nota simple, referencia catastral, planos previos.
- Preparar las propuestas de honorarios con tus tarifas y seguirlas hasta la respuesta.
- Seguir el visado en el colegio y la licencia en el ayuntamiento, y avisarte de cada requerimiento.
- Recordar los pagos de honorarios por fases: anteproyecto, proyecto básico, de ejecución y dirección de obra.
- Coordinar con topógrafos, geotécnicos, aparejadores y constructoras las fechas de cada trabajo.
- Llevar una ficha de cada encargo con lo entregado, lo pendiente y lo que espera al cliente.
Puedes delegar solo la atención con la secretaria virtual, solo los expedientes con la gestión administrativa o las dos cosas. Para un estudio con muchos encargos abiertos encajan bien el seguimiento de expedientes y la gestión de la documentación.
Una mañana de abril, con una ampliación esperando licencia
La arquitecta encuentra en su agenda la llamada del jueves, con la foto de la fachada ya guardada en la carpeta del expediente.
Cómo nos sincronizamos con tu estudio
Nos cuentas qué tipo de encargos haces, cómo calculas tus honorarios y qué partes del proceso quieres llevar en persona. También quién responde a cada cliente dentro del estudio y qué temas nunca deben pasar por nosotros. Con eso preparamos las respuestas tipo y las revisas.
Trabajamos sobre tu agenda, tus carpetas de proyecto y tu listado de encargos. No damos opiniones técnicas ni estimamos cuándo saldrá una licencia: solo el estado que tú nos marques. Lo que te llega de nuestra parte es breve: qué ha pasado, qué está resuelto y qué decisión te toca.
Preguntas de estudios de arquitectura e ingeniería
¿Podéis presentar el proyecto en el colegio o en el ayuntamiento?
La firma y la responsabilidad del proyecto son tuyas. Nosotros preparamos la documentación administrativa, seguimos el expediente y te avisamos de cada novedad o requerimiento.
¿Qué le decís a un cliente que pregunta cuánto cuesta un proyecto?
Le pedimos los datos básicos: tipo de obra, superficie y ubicación. Te los pasamos para que prepares la propuesta de honorarios, o la preparamos con tus tarifas si nos las das.
¿Os sirve si somos un estudio de ingeniería?
Sí. Vale igual para proyectos de actividad, instalaciones o certificados energéticos. Cambia el vocabulario, pero el orden y el seguimiento son los mismos.
¿Cómo se calcula vuestro precio?
Según la parte que delegues y los encargos que mueva tu estudio, te damos un precio a tu medida, que te decimos antes de empezar.
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