Secretaria virtual y gestión para casas rurales
Deja de contestar al móvil con las manos llenas de sábanas. Atendemos a quien pregunta por tu casa rural y llevamos las reservas, las señales y las cancelaciones como tú nos digas.
El teléfono suena justo cuando estás haciendo camas
La mayoría de consultas llegan mientras cambias la ropa de cama, cargas leña o recibes a un grupo. En el pueblo la cobertura va y viene. La llamada perdida casi nunca vuelve a sonar, y ese cliente acaba reservando otra casa del valle. Por WhatsApp pasa algo parecido: «¿admitís perros?», «¿la chimenea funciona?», «¿tenéis cuna?». Cada pregunta es corta, pero juntas te ocupan media tarde.
Luego viene la otra parte. Apuntar quién ha pagado la señal y quién no. Mandar las condiciones de cancelación. Recordar el resto del pago antes de la llegada. Cuadrar con quien te limpia la casa entre una salida y la siguiente entrada. En Semana Santa, en verano y en los puentes todo se junta, y las notas en una libreta ya no bastan.
Lo que puedes delegar
Atención
- Contestar llamadas y WhatsApp sobre fechas libres, capacidad y tarifas de cada temporada.
- Resolver dudas de la casa: habitaciones, chimenea, piscina, mascotas, cuna o cómo llegar por el camino.
- Apuntar cada reserva en tu calendario y avisarte de las entradas nuevas.
- Enviar al huésped las indicaciones de llegada y de recogida de llaves que tú nos dejes escritas.
- Recoger incidencias durante la estancia y pasarte primero las urgentes.
- Filtrar comerciales y ofertas de anuncios para que no te interrumpan.
Tramitación
- Mandar tus condiciones de reserva y pedir la señal.
- Llevar el control de señales y del pago restante, con recordatorios amables antes de la llegada.
- Pedir y ordenar los datos de los huéspedes que tú necesites antes de que lleguen.
- Preparar presupuestos para grupos, reuniones familiares o celebraciones, y hacer su seguimiento.
- Gestionar cambios de fecha y cancelaciones según tu política.
- Coordinar la limpieza, la lavandería o la leña entre una salida y la siguiente entrada.
Puedes empezar solo por el teléfono y dejar los cobros para más adelante, o pasarnos las dos cosas. Si te interesa la parte de atender, mira cómo trabaja nuestra secretaria virtual. Si lo que te pesa es el control de señales y documentos, está la gestión administrativa. Las reservas en sí las llevamos con nuestra gestión de citas y reservas.
Una consulta de octubre para el puente de diciembre
A ti te llega una nota sencilla: reserva del puente para ocho personas y dos perros, señal pedida y pendiente de cobro.
Cómo nos sincronizamos con tu casa rural
Al empezar nos cuentas cómo es la casa, qué incluye cada estancia y qué normas tienes. También tus precios por temporada, tu política de señal y cancelación y qué cuenta como urgente. Si algo cambia, como una avería en la piscina o una tarifa nueva para Navidad, nos lo dices y lo aplicamos.
Trabajamos sobre tu propio calendario de reservas y tus documentos, no sobre los nuestros. Te pasamos un resumen con las reservas nuevas, los pagos pendientes y las incidencias. Solo te molestamos con lo que necesita tu decisión: un grupo que pide descuento o un huésped que quiere venir con un animal que tus normas no contemplan.
Preguntas de dueños de casas rurales
¿Qué pasa si alguien pregunta algo de la casa que no sabéis?
Lo apuntamos y te lo pasamos tal cual. No inventamos respuestas sobre tu casa ni sobre la zona.
¿Quién decide si se hace un descuento a un grupo?
Siempre tú. Nosotros preparamos el presupuesto con tus tarifas y te avisamos si piden algo distinto.
¿Os ocupáis de recibir a los huéspedes en la casa?
No. Nuestro trabajo es atender, reservar y llevar la gestión. La entrega de llaves la haces tú o la persona que tú digas, y nosotros enviamos al huésped las indicaciones que nos dejes.
¿Cuánto cuesta?
Depende de lo que delegues y de cuántas consultas recibas. Es un precio a tu medida, que te decimos antes de empezar.
Casas rurales por provincias
En las ciudades más grandes
Tu casa rural, atendida aunque estés en el huerto
Escríbenos por WhatsApp y cuéntanos qué te quita más tiempo: el teléfono, las señales o todo.