Secretaria virtual y gestión para agencias de marketing y publicidad
Tu equipo está para crear, no para coger el teléfono ni perseguir facturas. Atendemos a los clientes de tu agencia y llevamos la gestión de cuentas, presupuestos y cobros.
Los creativos acaban haciendo de centralita
En una agencia pequeña, quien diseña también contesta. Un cliente llama para cambiar el texto de un cartel, otro escribe para saber cómo va su propuesta y un tercero quiere reunión la semana que viene. Cada interrupción corta un trabajo que pide concentración. En septiembre, cuando todos los clientes vuelven con prisa, se nota todavía más.
La gestión de cuentas tampoco espera. Presupuestos que mandaste y nadie ha contestado. Igualas mensuales sin facturar. Facturas que vencieron hace semanas. Imprentas, fotógrafos y colaboradores externos que preguntan cuándo entregan y cuándo cobran. Y en noviembre, los clientes pidiendo propuesta para el año siguiente. Todo esto se suele hacer a última hora, cuando ya no queda energía.
Lo que puedes delegar
Atención
- Atender la línea de la agencia y el WhatsApp con el nombre de tu empresa.
- Recoger peticiones de cambios y encargos nuevos y pasarlos al responsable de la cuenta.
- Agendar reuniones de presentación, de seguimiento y de cierre de mes.
- Filtrar llamadas de proveedores, comerciales y candidatos.
- Contar al cliente cómo va su encargo con lo que nos diga tu equipo.
- Atender a contactos nuevos y anotar qué necesitan antes de pasártelos.
Tramitación
- Preparar presupuestos con tus tarifas y seguirlos hasta tener respuesta.
- Llevar el control de igualas y facturas y recordar los pagos pendientes.
- Pedir la aprobación por escrito de cada pieza o propuesta y archivarla.
- Coordinar entregas con imprentas, fotógrafos y colaboradores externos.
- Ordenar contratos, briefings y documentación de cada cliente.
- Seguir cada encargo abierto: qué falta, quién lo tiene y para cuándo se prometió.
Una cosa clara: no hacemos marketing ni publicidad, y no tocamos tus campañas ni tus redes. Somos atención y gestión. Tu agencia sigue haciendo lo que sabe hacer y nosotros cubrimos lo que hay alrededor. Puedes empezar por la secretaria virtual, por la gestión administrativa o por las dos. Si lo que más se atasca son las facturas, mira la gestión de cobros pendientes.
Un cliente que pide cambios el lunes a primera hora
La diseñadora recibe el encargo con los dos cambios, y la cuenta queda anotada como pendiente de entrega y de confirmar fecha.
Cómo nos sincronizamos con tu agencia y tus cuentas
Nos cuentas cómo está repartida la agencia: qué cuentas lleva cada persona, cómo presupuestas y cómo facturas. Nos dices qué clientes tienen iguala y cuáles van por proyecto. También qué es urgente para ti: una pieza que sale con un error o un cliente grande molesto.
Trabajamos con tu calendario, tus carpetas de clientes y tus plantillas de presupuesto. No metemos procesos nuevos en tu equipo. Te pasamos un resumen por cuenta con encargos abiertos, aprobaciones y facturas por cobrar. A ti solo llega lo que pide tu criterio, como aceptar un cambio que se sale del presupuesto.
Preguntas de agencias de marketing y publicidad
¿Nos vais a llevar las redes o las campañas?
No. No hacemos marketing ni publicidad. Atendemos a tus clientes y llevamos la gestión de la agencia para que tu equipo se centre en su trabajo.
¿Cómo sabéis qué contestar sobre un proyecto?
Con lo que tu equipo deja anotado en cada encargo. Si no lo sabemos, lo decimos con claridad y preguntamos al responsable antes de contestar.
¿Podéis reclamar facturas a clientes grandes?
Sí, con el tono y los pasos que tú marques. Si un cliente pide aplazar un pago, te lo pasamos para que decidas.
¿Qué precio tiene?
Depende de las cuentas y de lo que delegues. Te damos un precio a tu medida, que te decimos antes de empezar.
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