Secretaria virtual y gestión para ópticas
Mientras gradúas la vista en el gabinete, el mostrador no se queda sin nadie. Damos las citas, avisamos de cada encargo listo y seguimos los pedidos al laboratorio.
Un cliente en el gabinete y otro esperando en el mostrador
En una óptica pequeña casi siempre hay una sola persona atendiendo. Estás con el autorrefractómetro o ajustando unas varillas, y suena el teléfono. Es alguien que pregunta si sus progresivas ya han llegado. Detrás, un WhatsApp pide cita para el examen visual de un niño. Si nadie contesta, ese cliente prueba en la cadena del centro comercial.
Luego está todo lo que pasa fuera del mostrador. Lentes que el laboratorio no ha mandado, monturas que hay que devolver al proveedor y lentillas que alguien reservó y no recoge. En septiembre, con la vuelta al cole, todos los padres piden cita a la vez. Antes del verano llegan las gafas de sol graduadas, y en Navidad los encargos para regalar. Todo eso se apunta en un cuaderno que solo entiendes tú.
Lo que puedes delegar
Atención
- Dar cita para la revisión de la vista y la adaptación de lentillas según tu agenda.
- Contestar si las gafas o las lentes de un cliente ya han llegado a la tienda.
- Avisar por WhatsApp de que el encargo está listo para recoger y probar.
- Tomar nota de reparaciones: una varilla rota, una plaqueta suelta o un tornillo perdido.
- Recordar a cada cliente su revisión anual cuando tú nos digas.
- Pasar al óptico las dudas sobre la vista o la adaptación, sin opinar nosotros.
Tramitación
- Seguir con el laboratorio cada pedido de lentes y la fecha de entrega.
- Coordinar con tus proveedores de monturas los pedidos, cambios y devoluciones.
- Llevar la reposición de lentillas y líquidos de los clientes que la tienen pactada.
- Gestionar garantías de monturas y lentes con la marca que corresponda.
- Recordar los pagos pendientes de encargos ya entregados.
- Ordenar las facturas de proveedores para tu gestoría.
Puedes quedarte con el gabinete y dejarnos el teléfono con la secretaria virtual. O delegar laboratorio y proveedores con la gestión administrativa. O las dos cosas. Si lo que más se te escapa son las citas, mira nuestra página de gestión de citas. Para los pedidos que se retrasan, la de proveedores.
Una tarde de septiembre con las mochilas recién compradas
Tú abres la agenda del jueves y ves el nombre de la niña, la edad, que es su primera revisión y el motivo en una línea.
Cómo nos sincronizamos con tu óptica
Nos cuentas cómo trabajas. Cuánto dura cada examen visual y cada adaptación de lentillas, qué días hay óptico en el gabinete y con qué laboratorios trabajas. También qué marcas tienes, qué cubre tu garantía y cuándo prefieres que te interrumpamos.
Trabajamos sobre tu agenda y tu lista de encargos, tal como la lleves hoy. No hablamos de graduaciones ni recomendamos lentes. Recogemos lo que cuenta el cliente y tú decides. Te pasamos un resumen con los encargos pendientes y solo lo que necesita tu respuesta.
Preguntas de ópticas
¿Le diréis al cliente qué graduación tiene?
No. La graduación y cualquier duda sobre la vista son cosa del óptico. Nosotros damos la cita y anotamos lo que el cliente nota, para que lo tengas antes de que entre.
¿Podéis perseguir al laboratorio cuando unas lentes no llegan?
Sí. Llamamos o escribimos al laboratorio, pedimos la fecha y avisamos al cliente con lo que nos digan. Si hay que repetir un pedido, te lo consultamos antes.
¿Y las lentillas que el cliente se olvida de reponer?
Si tienes clientes con reposición pactada, les avisamos cuando les toca y te pasamos el pedido. Así no esperan a quedarse sin lentillas para acordarse.
Ópticas por provincias
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Tu óptica, con el mostrador atendido
Mándanos un WhatsApp con lo que más te frena en la óptica: el teléfono, las citas o el laboratorio. Lo vemos contigo.