Secretaria virtual y gestión para residencias de mayores
Las familias llaman a cualquier hora y el personal tiene que estar con los residentes. Atendemos el teléfono, cuadramos las visitas y nos ocupamos de la oficina de tu residencia.
El teléfono de la residencia no deja de sonar
En una residencia de mayores el teléfono suena a la hora de las comidas, en el cambio de turno y en plena actividad. Llama el hijo que quiere saber cómo ha pasado la noche su madre. Llama una familia que busca plaza con prisa tras un alta del hospital. Si contesta la auxiliar, deja solo a un residente; si no contesta nadie, la familia se inquieta.
Por WhatsApp llegan peticiones de visita, preguntas por la ropa marcada y dudas sobre el recibo del mes. Antes del verano muchas familias buscan una estancia temporal para irse de vacaciones. En Navidad todos quieren visitar o llevarse a su familiar a casa unos días. Y cada ingreso trae su carpeta de documentos, contratos y autorizaciones.
Lo que puedes delegar
Atención
- Atender a quien busca plaza para un familiar y anotar si es plaza fija o estancia temporal, la fecha y quién es el contacto.
- Organizar las visitas para conocer la residencia según tu agenda.
- Concertar las visitas de las familias a los residentes en las franjas que marques.
- Pasar al personal las preguntas sobre un residente, sin dar nunca información de salud por teléfono.
- Recoger quejas y sugerencias de las familias y pasártelas ordenadas.
- Filtrar llamadas comerciales para que no lleguen a la planta.
Tramitación
- Preparar la documentación de ingreso: contrato, autorizaciones y datos de contacto de la familia.
- Llevar la lista de espera y llamar cuando se libera una plaza.
- Recordar los recibos mensuales y explicar los cargos extra de peluquería o podología.
- Coordinar con tus proveedores de alimentación, lavandería, material de incontinencia y mantenimiento.
- Organizar el calendario de estancias temporales de verano y Navidad.
- Llevar el seguimiento de cada expediente: qué falta, qué se ha firmado y qué depende de la familia.
Nos puedes encargar únicamente la atención, con la secretaria virtual, o sumar la oficina con la gestión administrativa. En una residencia ayuda mucho el filtrado de llamadas, para que al personal solo le llegue lo que debe decidir. Somos la oficina de tu residencia, no un servicio de cuidados en casa. La dependencia y las ayudas públicas no las tramitamos.
Una tarde de junio, buscando plaza para el verano
La directora ve en la agenda la visita del sábado con una nota: estancia temporal en agosto, informes pendientes y una pregunta sobre la dependencia.
Cómo nos sincronizamos con tu residencia
Nos cuentas qué plazas tienes, qué servicios incluye cada tarifa y en qué horarios se puede visitar. También quién habla con las familias sobre el estado de cada residente y qué se considera urgente.
Trabajamos con tus listados, tus contratos y tus fichas, no con datos sueltos. La información de salud es confidencial: no la damos nosotros y solo la ve quien tú autorices. Te pasamos un resumen con visitas, ingresos y recibos. A ti solo te llega lo que necesita tu firma o tu criterio.
Preguntas de residencias de mayores
¿Vais a dar información médica a las familias?
No. Las preguntas sobre la salud de un residente las pasamos a quien tú digas. Nosotros solo anotamos quién llama y qué quiere saber.
¿Hacéis también cuidados a domicilio?
No. Llevamos la atención y la oficina de tu residencia. El cuidado en casa no forma parte de este servicio.
¿Atendéis a las familias que llaman de noche?
Sí, atendemos también de noche y en fin de semana. Lo que puede esperar queda anotado para la mañana, y lo urgente te lo pasamos como acordemos contigo.
Residencias de mayores por provincias
En las ciudades más grandes
Cuéntanos cómo trabaja tu residencia
Mándanos un WhatsApp y dinos qué parte quieres delegar: las llamadas de las familias, los ingresos o los recibos. Lo vemos contigo.