Secretaria virtual y gestión para agencias de viajes
Mientras preparas el viaje de novios de una pareja, entran varias llamadas preguntando por el puente. Atendemos a tus viajeros, seguimos los presupuestos y les recordamos pagos y documentación.
Cotizando un circuito con el teléfono sonando sin parar
En la agencia, cada presupuesto lleva su tiempo: comparar mayoristas, mirar vuelos, cuadrar hoteles. Justo entonces entra una llamada para preguntar por un crucero. Luego otra por el viaje de fin de curso. Y un cliente que sale mañana quiere saber a qué hora pasa su traslado. Si estás atendiendo a alguien en la mesa, el resto se queda esperando.
El WhatsApp se llena de capturas de ofertas vistas en internet, preguntas sobre el equipaje y fotos de pasaportes. Los presupuestos se mandan y luego nadie pregunta si el cliente sigue interesado. Antes de Semana Santa, del verano y de los puentes todo el mundo decide a la vez. Y cuando un vuelo se cancela un domingo, tu viajero te escribe a ti.
Lo que puedes delegar
Atención
- Coger llamadas y mensajes en nombre de tu agencia y anotar destino, fechas y número de viajeros.
- Dar cita en la agencia para preparar viajes de novios, grupos o circuitos.
- Contestar dudas sobre la reserva con la información que tú nos pases: horarios, traslados u hotel.
- Recoger incidencias de viajeros que ya están fuera y avisarte según la urgencia.
- Recordar a cada viajero que revise su documentación antes de salir.
- Filtrar llamadas comerciales y de proveedores que no esperas.
Tramitación
- Enviar los presupuestos que prepares y preguntar al cliente qué ha decidido.
- Recordar las fechas de pago de la señal y del resto del viaje.
- Pedir y ordenar los datos de cada viajero: nombres como en el pasaporte, fechas de nacimiento y teléfonos.
- Mandar bonos, localizadores y documentación de viaje cuando estén listos.
- Coordinar con mayoristas, hoteles y receptivos los cambios y las confirmaciones.
- Llevar el seguimiento de cada reserva hasta la vuelta del viajero.
Puedes delegar solo la atención con la secretaria virtual o también la parte de reservas y cobros con la gestión administrativa. Si casi todo te llega por mensaje, mira nuestra atención por WhatsApp. Para los pagos fraccionados de cada viaje está la gestión de cobros.
Un domingo de agosto, con un vuelo retrasado
El lunes, la agencia encuentra el caso con el localizador, la hora nueva y la confirmación de la empresa de traslados.
Cómo nos sincronizamos con tu agencia de viajes
Nos explicas con qué mayoristas y proveedores trabajas, qué tipo de viajes vendes y cómo cobras: señal, pagos fraccionados y pago final. También qué datos necesitas para cotizar y qué consideras urgente, como un viajero sin traslado o un grupo con un cambio de hotel.
Trabajamos con tus fichas de reserva, tus presupuestos y tu agenda, sin tocar tus condiciones. No damos precios que no nos hayas confirmado ni hablamos de requisitos de entrada a otros países: eso lo responde tu agencia. Te pasamos un resumen con presupuestos abiertos, pagos pendientes e incidencias. Las consultas que solo puedes contestar tú van en una lista aparte.
Preguntas de agencias de viajes
¿Podéis atender a un cliente que tiene un problema en pleno viaje?
Sí, porque cubrimos noches y fines de semana. Anotamos qué pasa, dónde está y su localizador. Lo que se puede resolver con tu pauta lo hacemos, y lo demás te llega marcado como urgente.
¿Reclamáis a las aerolíneas por retrasos o equipaje perdido?
No asesoramos sobre los derechos del viajero. Sí ordenamos la documentación del caso, como tarjetas de embarque, partes y tiques, y te la pasamos para que decidas cómo seguir.
¿Os encargáis de los visados?
No los tramitamos. Recordamos al viajero que revise su documentación con la antelación que tú marques y anotamos sus dudas para que las respondas tú.
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