Secretaria virtual y gestión para funerarias
Las familias llaman en el peor momento de su vida y necesitan una voz tranquila al otro lado. Atendemos el teléfono con respeto, también de noche, y ordenamos la gestión de cada servicio.
Cuando el teléfono suena de madrugada
En una funeraria no hay horario. Una familia llama de madrugada desde el hospital y no sabe por dónde empezar. Otra pregunta a qué hora es la misa y en qué sala está el velatorio. Una floristería quiere confirmar el texto de una cinta. Si estás en un traslado o acompañando a otra familia, no puedes atender a todos con la calma que merecen.
Después llega la gestión: la póliza de decesos, el certificado médico, los horarios del cementerio o del crematorio y la parroquia. Cada servicio tiene muchas piezas y todas corren prisa. En invierno, cuando coinciden varios servicios la misma semana, cualquier fallo de coordinación lo nota una familia que ya lo está pasando mal.
Lo que puedes delegar
Atención
- Atender cada llamada con el nombre de tu funeraria, con calma y sin prisas.
- Avisar en el momento a tu persona de guardia cuando una familia comunica un fallecimiento.
- Informar de la sala del velatorio y del horario de la ceremonia que nos indiques.
- Recoger encargos de coronas y ramos con el texto exacto de la cinta.
- Atender a las compañías de decesos y apuntar el número de póliza.
- Contestar por WhatsApp a los familiares que llegan de fuera y preguntan cómo llegar.
Tramitación
- Reunir la documentación de cada servicio: DNI, certificado médico y póliza de decesos.
- Coordinar horarios con la parroquia, el tanatorio, el cementerio o el crematorio.
- Enviar a las familias sin seguro el presupuesto que tú prepares.
- Seguir con las aseguradoras la cobertura y el pago de cada servicio.
- Encargar a tus proveedores las flores, los recordatorios y la esquela.
- Recordar con mucho tacto las facturas que siguen pendientes.
Puedes delegar solo la atención de llamadas de la noche y del fin de semana, toda la secretaria virtual o también la gestión administrativa de cada servicio. Si lo que te desborda son las floristerías, las imprentas y los marmolistas, mira cómo coordinamos a tus proveedores.
Una noche de enero
Tu persona de guardia recibe el aviso con el nombre del familiar, el hospital, el teléfono y la compañía de decesos. La familia no se queda sola esperando.
Cómo nos sincronizamos con tu funeraria
Nos cuentas cómo trabajáis: quién está de guardia cada noche, con qué tanatorios, cementerios y parroquias colaboráis y qué compañías de decesos os envían servicios. También qué información podemos dar a las familias y cuál prefieres darla tú en persona.
Trabajamos sobre tu agenda de servicios y tus fichas, no sobre otras. Cuidamos cada palabra: no improvisamos ni metemos prisa a nadie. Te pasamos un resumen de cada servicio con lo hecho y lo pendiente, y solo te llamamos para lo que necesita tu decisión.
Preguntas de funerarias
¿Sabréis tratar a una familia que acaba de perder a alguien?
Sí. Hablamos despacio, escuchamos y usamos las palabras que tú nos indiques. Si la familia pide algo que no está en tus pautas, avisamos a tu persona de guardia.
¿Habláis de presupuestos con las familias?
Solo con lo que nos dejes por escrito. Si prefieres explicarlo tú, anotamos el teléfono y te pasamos el aviso para que hables con ellos.
¿Podéis ayudar a la familia con la herencia?
No, eso no lo llevamos en esta web. Si la familia lo pregunta, le indicamos tuherenciadirecta.es, que se dedica a ello.
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Tu funeraria, atendida con respeto
Escríbenos por WhatsApp y cuéntanos qué te gustaría delegar: las llamadas de la noche, la coordinación de servicios o las dos cosas. Lo hablamos con calma.