Secretaria virtual y gestión para empresas de alquiler de vehículos
Mientras entregas una furgoneta, otro cliente espera respuesta por WhatsApp. Atendemos las reservas, pedimos la documentación y seguimos cada devolución con incidencias.
Entregas en la campa y el teléfono sonando
Estás revisando una furgoneta que acaba de volver con un arañazo y suena el móvil. Alguien quiere un coche para ir al aeropuerto el viernes. Otro pregunta si puede conducir con el carné recién sacado. Por WhatsApp te piden una furgoneta grande para una mudanza el sábado. Si tardas en contestar, reservan en otra parte.
En verano y en los puentes la flota se queda corta y las reservas se cruzan. A final de mes llegan las mudanzas. Después de cada devolución con daños hay que comparar fotos, pedir el parte, hablar con el seguro y mandar el coche al taller. Las empresas con contrato mensual esperan su factura y algunas tardan en pagar.
Lo que puedes delegar
Atención
- Responder llamadas y WhatsApp en nombre de tu empresa de alquiler.
- Tomar reservas de coches, furgonetas y vehículos de nueve plazas según tu flota.
- Explicar los requisitos que tú fijes: edad, antigüedad del carné y fianza.
- Confirmar al cliente la hora y el lugar de entrega y de recogida.
- Recordar la devolución con la hora y el nivel de combustible pactado.
- Recoger las incidencias en carretera y pasarlas a tu asistencia o a ti.
Tramitación
- Pedir antes de la entrega copia del carné y del DNI de cada conductor.
- Preparar presupuestos para empresas y alquileres largos, y seguir su respuesta.
- Ordenar las fotos de entrega y devolución de cada vehículo.
- Abrir con la aseguradora los partes de daños y seguir cada siniestro.
- Coordinar con tus talleres las revisiones, la ITV y las reparaciones de la flota.
- Recordar las facturas pendientes a empresas y clientes de larga duración.
Puedes delegar la secretaria virtual, la gestión administrativa o las dos a la vez. Para los partes y las reparaciones que se alargan tienes el seguimiento de expedientes. Y si las reservas te entran sobre todo por teléfono, mira la atención de llamadas.
Un viernes de agosto, día de mudanzas y aeropuerto
Tú ves la reserva en tu planning, con la furgoneta asignada, la hora de entrega y los documentos del conductor ya recibidos.
Cómo nos sincronizamos con tu empresa de alquiler
Nos cuentas cómo es tu flota, tus tarifas, tus condiciones de fianza y franquicia y qué conductores aceptas. También dónde entregas, qué hacer con una avería en carretera y qué incidencia quieres que te pasemos al momento.
Trabajamos sobre tu planning de reservas y tus fichas de vehículos. No decidimos quién paga un daño: reunimos las fotos y el parte y tú decides. Te pasamos un resumen de reservas, devoluciones e incidencias, y te llamamos solo cuando hace falta que decidas tú.
Preguntas de empresas de alquiler
¿Qué hacéis cuando un coche vuelve con daños?
Reunimos las fotos de entrega y de devolución, el parte firmado y lo que cuenta el cliente. Abrimos el siniestro con tu aseguradora y te avisamos de cada paso. La decisión sobre la fianza es tuya.
¿Atendéis las reservas que llegan el fin de semana?
Sí. También cogemos reservas de noche y en fin de semana, con tus condiciones, y las dejamos en tu planning.
¿Lleváis también los trámites de Tráfico de mis vehículos?
No. Los cambios de titularidad, las bajas y demás gestiones de Tráfico quedan fuera de lo que hacemos. Para eso está gestoriadgt.es.
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Tu empresa de alquiler, con las reservas al día
Mándanos un WhatsApp y cuéntanos qué parte quieres delegar: las reservas, los daños o la facturación. Te decimos cómo lo haríamos.