Secretaria virtual y gestión para academias y centros de formación
Septiembre no tiene por qué ser un mes de teléfono sin parar. Atendemos a los alumnos y a las familias de tu academia y llevamos matrículas, recibos y certificados.
En plena matrícula, diez llamadas preguntan lo mismo
Al empezar el curso todo el mundo quiere saber lo mismo. Qué horarios quedan, cuántos alumnos hay por grupo, si se puede hacer una clase de prueba. Tú estás en el aula y el móvil vibra en el bolsillo. Al salir tienes doce mensajes de madres y padres, tres audios y una llamada perdida de alguien que quería apuntarse a inglés.
Detrás de cada alumno hay gestión. La ficha de matrícula, la autorización de imagen, el recibo mensual, el cambio de grupo de enero. Cuando se acercan los exámenes de junio, llegan las peticiones de clases extra. Y en verano, las bajas y las dudas para el curso siguiente. Si además das formación a empresas, súmale los documentos que te pide cada una.
Lo que puedes delegar
Atención
- Informar de cursos, niveles, grupos y horarios con la información que nos des.
- Apuntar pruebas de nivel y clases de prueba en tu agenda.
- Contestar a las familias sobre faltas, cambios de aula o días sin clase que tú nos comuniques.
- Llevar la lista de espera de los grupos completos.
- Avisar a los alumnos de cambios de horario o de clases que se recuperan.
- Recoger quejas y sugerencias y pasártelas con su contexto.
Tramitación
- Enviar la ficha de matrícula y comprobar que vuelve completa y firmada.
- Llevar el control de recibos mensuales y recordar los pendientes con tacto.
- Preparar los certificados de asistencia y justificantes que te pidan, listos para tu firma.
- Ordenar la documentación de cada alumno por curso y grupo.
- Tramitar altas, bajas y cambios de grupo durante el curso.
- Preparar presupuestos de formación para empresas y hacer su seguimiento.
Puedes delegarnos solo la atención del curso o también la parte de matrículas y recibos. Lo que haría una secretaria de academia lo tienes en secretaria virtual. Lo que haría un administrativo, en gestión administrativa. Si lo que más te ocupa son las fichas y los justificantes de cada alumno, mira la gestión de la documentación de tus clientes.
Una madre que escribe en septiembre
Al día siguiente sabes que tienes un alumno de bachillerato en prueba el martes y una ficha de matrícula enviada a su familia.
Cómo nos sincronizamos con tu academia
Nos das tu oferta de cursos tal como la explicas tú: niveles, grupos, horarios, tarifas y normas de faltas. También tu calendario del curso, con los festivos y las épocas de exámenes. Nos dices qué es urgente, por ejemplo un profesor que no puede venir o una familia molesta.
Usamos tu agenda y tus listados de alumnos, y guardamos cada documento donde tú lo tienes. No cambiamos tu forma de organizar los grupos. Te pasamos un resumen con las altas, las bajas, los recibos pendientes y lo que nos han preguntado. Lo que necesita tu criterio, como subir a un alumno de nivel, te llega aparte.
Preguntas de directores de academias
¿Podéis hablar con las familias del rendimiento del alumno?
No. Eso lo hace el profesor o tú. Nosotros apuntamos la petición de tutoría y la ponemos en tu agenda.
¿Qué hacéis con un recibo que no se paga?
Recordamos el pago con el tono que tú elijas y te avisamos si sigue pendiente. La decisión de dar de baja a un alumno siempre es tuya.
¿Os sirve si tengo varias sedes?
Sí. Nos dices qué grupos hay en cada una y quién lleva cada sede. Así atendemos sabiendo a cuál pertenece cada alumno.
¿Cuánto cuesta?
Depende de cuántos alumnos tengas y de lo que delegues. Te damos un precio a tu medida, que te decimos antes de empezar.
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