Secretaria virtual y gestión para consultorías
Tu tiempo vale en casa del cliente, no persiguiendo firmas y agendas. Atendemos tus llamadas, cuadramos reuniones y seguimos cada propuesta hasta que tenga respuesta.
Cuando estás en una sesión con el cliente y el móvil no para
Pasas la mañana en una sesión de trabajo con la dirección de una empresa. Mientras, entran llamadas de un posible cliente que vio tu web, de un colaborador que necesita datos para un informe y de un comercial que vende cursos. Al salir tienes una lista de números sin nombre y ninguna forma de saber cuál era urgente.
Las propuestas son otro agujero. Envías una oferta de diagnóstico o de plan estratégico y se queda en la bandeja del gerente. Nadie llama para preguntar. En septiembre todo el mundo quiere planificar el año y en diciembre se cierran los presupuestos de los clientes. En esas semanas la parte de oficina se come las horas que deberías facturar.
Lo que puedes delegar
Atención
- Coger las llamadas con el nombre de tu consultoría y anotar empresa, cargo y motivo.
- Cuadrar reuniones de arranque, de seguimiento y de cierre con las agendas de cada cliente.
- Responder por WhatsApp qué áreas trabajas y cómo es una primera reunión, según tus indicaciones.
- Recordar a los asistentes las sesiones y los talleres, con su sala o su enlace.
- Separar al cliente con proyecto abierto del contacto que llega por primera vez.
- Frenar las llamadas de comerciales, encuestas y cursos que no has pedido.
Tramitación
- Enviar las propuestas que redactes y llamar para saber en qué punto están.
- Pedir al cliente los datos, informes y accesos que necesitas para empezar el proyecto.
- Llevar la ficha de cada proyecto con hitos, entregables y lo que falta por recibir.
- Recordar las facturas por hitos y las cuotas mensuales que siguen sin pagar.
- Coordinar a tus colaboradores externos: fechas, entregas y facturas.
- Archivar contratos, actas de reunión y versiones de cada informe en su carpeta.
Puedes empezar por el teléfono con nuestra secretaria virtual o por la parte de oficina con la gestión administrativa. También puedes juntar las dos. Si lo que más te pesa son las ofertas sin contestar, mira el seguimiento de presupuestos. Y si tu agenda parece un rompecabezas, tienes la gestión de citas.
Un lunes de septiembre, vuelta al curso
Después te llega una ficha con la empresa, el sector, la persona de contacto, lo que quiere ordenar y la reunión ya puesta en tu agenda.
Cómo nos sincronizamos con tu consultoría
Antes de empezar nos cuentas cómo trabajas. Qué servicios ofreces, qué tipo de cliente buscas y cuál no encaja. Qué se responde a quien pide precio y en qué casos prefieres que te interrumpamos en mitad de una sesión.
Trabajamos sobre tu agenda, tu correo y tus carpetas de proyecto, sin crear otras paralelas. No opinamos sobre la estrategia de nadie: eso es cosa tuya. Te pasamos un resumen de lo que entra y solo llega a tu mesa lo que necesita tu decisión.
Preguntas de consultorías
¿Vais a hablar con mis clientes sobre el contenido del proyecto?
No. Hablamos de fechas, reuniones, documentos y facturas. Cualquier pregunta de fondo te llega anotada para que respondas tú.
¿Podéis llevar la agenda de varios consultores?
Sí. Nos dices quién lleva cada cliente y qué huecos tiene cada uno. Cuadramos las reuniones sin que se pisen y avisamos a cada consultor de lo suyo.
¿Qué pasa con las propuestas que nadie contesta?
Las seguimos con la pauta que nos marques: un correo, una llamada y otro recordatorio. Anotamos si el cliente la rechaza y por qué. Así sabes qué oportunidades siguen vivas.
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Mándanos un mensaje por WhatsApp con lo que más te pesa: las llamadas, las agendas o las propuestas. Con eso te proponemos por dónde empezar.