Secretaria virtual y gestión para escuelas infantiles
Con un aula de bebés en marcha no se puede estar pendiente del teléfono. Atendemos a las familias, organizamos visitas y matrículas y llevamos la oficina de tu escuela infantil.
Entre cambios de pañal y llamadas de familias
En una escuela infantil, la dirección también está en el aula, cambia pañales y prepara la merienda. El teléfono suena justo en la hora del sueño o en plena adaptación de un bebé que llora. Una familia que busca plaza para septiembre llama dos veces, no la atiende nadie y acaba visitando otra escuela.
Por WhatsApp llegan «hoy le recoge su abuela», «¿hay plaza en el aula de uno a dos?» y «¿qué hay de menú el jueves?». En primavera se juntan las visitas de familias nuevas y la reserva de plaza. En septiembre llega el periodo de adaptación, con horarios distintos para cada niño. Y cada mes hay recibos que cuadrar, altas de comedor y autorizaciones que firmar.
Lo que puedes delegar
Atención
- Atender a las familias que buscan plaza y apuntar la edad del niño, el horario que necesitan y la fecha de entrada.
- Organizar las visitas para conocer la escuela según los huecos que nos marques.
- Recoger los avisos de ausencias, retrasos y cambios de quién recoge al niño, y pasarlos al aula.
- Explicar horarios, comedor, horario ampliado y calendario del curso con tu información.
- Pasar a la dirección cualquier aviso sobre salud o alergias, sin dar nosotros ninguna pauta.
- Filtrar llamadas comerciales de editoriales, uniformes y publicidad.
Tramitación
- Preparar la matrícula de cada niño y pedir a la familia los documentos que exige tu escuela.
- Llevar la lista de espera por aula y llamar cuando se libera una plaza.
- Recordar las cuotas mensuales y los recibos de comedor o material con el tono que prefieras.
- Ordenar las autorizaciones de recogida, de imagen y de salidas, y avisar de las que faltan.
- Coordinar con tus proveedores de catering, pañales, limpieza y material didáctico.
- Preparar el calendario del periodo de adaptación y comunicárselo a cada familia.
Eliges qué parte nos pasas. Para las llamadas y los mensajes de familias está la secretaria virtual; para matrículas y recibos, la gestión administrativa. En una escuela pesa mucho la documentación de cada matrícula. Las ayudas y becas para familias no las tramitamos aquí: si una familia pregunta, la remitimos a tramitatuayuda.es.
Una mañana de abril, en plena reserva de plaza
La directora encuentra en su agenda la visita del jueves con una nota: niña que cumple un año en julio, entrada en septiembre e interés en comedor y horario ampliado.
Cómo nos sincronizamos con tu escuela infantil
Nos cuentas qué aulas tienes, cuántas plazas quedan en cada una y qué incluye cada servicio. También tus cuotas, el calendario del curso y qué avisos consideras urgentes, como una fiebre o un cambio de la persona que recoge.
Trabajamos sobre tus listados y tus fichas de matrícula, no sobre notas sueltas. Los datos de los niños y de las familias los tratamos con discreción y solo los ve quien tú digas. Te pasamos un resumen con las visitas, las plazas y los recibos, y te consultamos únicamente lo que tiene que decidir la dirección.
Preguntas de escuelas infantiles
¿Podéis decirle a una familia si su hijo puede venir con fiebre?
No damos pautas de salud. Si tienes una norma escrita sobre cuándo no traer al niño, se la recordamos a la familia. Si no, te pasamos el aviso y contestas tú.
¿Os encargáis de las becas y las ayudas de las familias?
No. Las ayudas y becas para familias quedan fuera de este servicio. Si alguien pregunta, le indicamos tramitatuayuda.es.
¿Qué pasa con las familias que escriben de noche?
Atendemos también de noche y en fin de semana. Un aviso de ausencia del domingo queda anotado para el aula del lunes.
Escuelas infantiles por provincias
En las ciudades más grandes
Cuéntanos cómo funciona tu escuela infantil
Escríbenos por WhatsApp y dinos qué parte te aparta de las aulas: las llamadas, las matrículas o los recibos. Empiezas cuando quieras.