Secretaria virtual y gestión para farmacias
Que el teléfono no te saque del mostrador con la cola hasta la puerta. Atendemos las llamadas, avisamos de cada encargo que llega y llevamos pedidos y facturas de proveedores.
La cola en el mostrador y el teléfono sonando en la trastienda
En la farmacia el teléfono suena justo cuando hay cinco personas esperando. Uno pregunta si ha llegado la crema que encargó. Otra quiere saber si estáis de guardia el sábado. Un tercero pide reservar un sacaleches de alquiler. Cada llamada te aparta del mostrador, y quien espera en la cola se impacienta.
Por WhatsApp llegan fotos de cajas para preguntar si las tenéis y encargos de ortopedia con medidas apuntadas a mano. En otoño y en invierno, con los resfriados y la campaña de la gripe, el mostrador no da abasto. En primavera llegan las alergias y, antes del verano, la cola de protectores solares. Y por la tarde, cuando cierras, aún te quedan pedidos, devoluciones y facturas por revisar.
Lo que puedes delegar
Atención
- Coger el teléfono con el nombre de tu farmacia y decir el horario y los días de guardia.
- Tomar nota de encargos de parafarmacia y ortopedia y avisar cuando lleguen.
- Contestar por WhatsApp si un producto está reservado a nombre del cliente.
- Dar cita para los servicios de tu farmacia, como la toma de tensión o la medición de una media de compresión.
- Pasar al farmacéutico cualquier pregunta sobre medicamentos, dosis o síntomas, sin contestarla nosotros.
- Filtrar llamadas comerciales y de publicidad.
Tramitación
- Seguir los pedidos a laboratorios y distribuidoras y las faltas que no llegan.
- Gestionar devoluciones y abonos con cada proveedor.
- Llevar los contratos de alquiler de material ortopédico y avisar de cada devolución.
- Recordar facturas pendientes de residencias, centros y clientes con cuenta.
- Coordinar las visitas de los delegados de laboratorio en tu agenda.
- Ordenar las facturas de proveedores para tu gestoría.
Elige qué parte te quitas de encima. Si el problema es el teléfono en hora punta, empieza por la secretaria virtual y por nuestra atención de llamadas. Si son los pedidos y las facturas, la gestión administrativa y la coordinación de proveedores. También puedes delegar las dos.
Un lunes de noviembre con media ciudad resfriada
El farmacéutico ve en su lista un aviso: devolver una llamada sobre una duda de medicación, con el nombre y el teléfono.
Cómo nos sincronizamos con tu farmacia
Nos explicas cómo funciona tu farmacia. Tu horario, el calendario de guardias, qué servicios ofreces y con qué distribuidoras trabajas. También cómo apuntas los encargos y qué llamadas quieres recibir sí o sí.
Trabajamos sobre tu lista de encargos y tus pedidos, tal como los lleves hoy. Nunca damos consejo farmacéutico: solo repetimos lo que la farmacia deje escrito, como el horario o qué documentación traer. Cualquier duda de salud va directa al farmacéutico. Al final te pasamos un resumen con lo que espera tu respuesta.
Preguntas de farmacias
¿Vais a contestar dudas sobre medicamentos?
No. Las dudas sobre medicamentos, dosis o síntomas las anota nuestro equipo y las pasa al farmacéutico. Nosotros solo damos la información práctica que tú nos dejes por escrito.
¿Podéis llevar las faltas con la distribuidora?
Sí. Apuntamos qué falta, preguntamos cuándo llega y avisamos al cliente que lo encargó. Si un producto deja de fabricarse, te lo decimos para que decidas.
¿Y los alquileres de sacaleches y sillas de ruedas?
Llevamos quién tiene cada aparato, cuándo empezó y cuándo debe devolverlo. Avisamos al cliente con tiempo y te pasamos la lista de lo que vuelve.
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Tu farmacia, con el mostrador libre
Escríbenos un WhatsApp con lo que quieres quitarte del mostrador: el teléfono en hora punta, los encargos o los proveedores. Lo hablamos contigo.