Secretaria virtual y gestión para gestorías y asesorías
Tus técnicos están para cuadrar impuestos y nóminas, no para perseguir tickets. Nos ponemos al teléfono con tus clientes y reunimos lo que cada uno te debe mandar.
El cierre de trimestre, visto desde tu centralita
Llega octubre y el teléfono no para. El autónomo que no encuentra las facturas de agosto. La empresa que pregunta si ya está su modelo. El cliente que llama tres veces por la misma carta de Hacienda. Cada llamada corta a un técnico en mitad de una conciliación.
El WhatsApp de la gestoría es otro frente. Fotos torcidas de facturas, audios largos y PDF sin nombre. Alguien tiene que abrirlos, renombrarlos y ver qué falta. Y en abril empieza la campaña de la renta, con su cola de citas y de dudas.
Lo que puedes delegar
Atención
- Atender las llamadas de tus clientes y pasar cada una al departamento que toca: fiscal, laboral o contable.
- Dar cita en la campaña de la renta según los huecos de cada técnico.
- Responder qué documentos hay que traer, con la lista que tú nos des.
- Tomar nota de quién ha recibido una carta o una notificación y avisar a su técnico.
- Atender al autónomo o la pyme que pregunta por tus servicios y pasarte sus datos.
- Filtrar a los comerciales para que no lleguen a tu mesa.
Tramitación
- Reclamar a cada cliente las facturas y los extractos del trimestre.
- Renombrar y ordenar lo recibido en la carpeta de cada cliente.
- Pedir antes del cierre del mes las altas, bajas, horas extra y ausencias para las nóminas.
- Recordar las igualas mensuales que algún cliente olvida pagar.
- Llevar el alta de cada cliente nuevo: datos, escrituras, certificados y mandato firmado.
- Seguir cada asunto abierto con Hacienda o la Seguridad Social hasta que tu técnico lo cierre.
Tú eliges qué parte nos pasas. Si te basta con que alguien conteste por la gestoría, te encaja la secretaria virtual. Si lo que se te acumula es reclamar y ordenar, está la gestión administrativa. La pieza que más alivia en trimestre suele ser la gestión de la documentación de tus clientes.
Un día de octubre en la gestoría
Tu técnica abre la carpeta y la encuentra completa, con cada archivo nombrado y una nota de lo que aún falta.
Cómo nos sincronizamos con tu gestoría
Nos explicas cómo se reparte el trabajo en tu casa. Qué técnico lleva a qué clientes. Qué se cobra fuera de la iguala. Cuándo cierras cada mes y qué asuntos no pueden esperar. Con eso preparamos nuestras respuestas y nuestras listas de documentos.
Nunca damos criterio fiscal ni laboral propio. Si un cliente pregunta si algo desgrava, lo apuntamos para su técnico. Trabajamos dentro de tus carpetas y con tu forma de nombrar los archivos. Recibes un parte con lo recibido y lo pendiente por cliente. Las decisiones de despacho quedan para ti.
Preguntas de gestorías
¿Hablaréis con mis clientes como si fuerais la gestoría?
Sí. Respondemos con el nombre de tu gestoría y el tono que uses. Para tu cliente somos la persona que le contesta y le recuerda lo que falta.
¿Qué pasa con las consultas técnicas?
No las contestamos. Las anotamos con todo el contexto y se las pasamos al técnico que lleve a ese cliente. Así él responde una vez y bien.
¿Podéis ayudar solo en los picos de trimestre?
Cuéntanos tus meses más duros y lo vemos juntos. Hay gestorías que quieren apoyo todo el año y otras solo para reclamar documentación.
Gestorías y asesorías por provincias
En las ciudades más grandes
Tu gestoría, sin llamadas cortando el cierre
Cuéntanos por WhatsApp qué te frena en cada trimestre: el teléfono, reclamar facturas o las nóminas. Te explicamos cómo lo plantearíamos.