Secretaria virtual y gestión para centros de logopedia
Durante una sesión con un niño no puedes mirar el móvil. Atendemos a las familias, cuadramos los horarios de cada semana y llevamos facturas, autorizaciones e informes.
Una sesión a puerta cerrada y las familias escribiendo fuera
En un centro de logopedia las sesiones son seguidas y no se pueden interrumpir. Mientras trabajas con un niño, una madre llama porque su hijo tiene excursión y no podrá venir. Otro padre escribe para preguntar si hay hueco los martes. Y una familia nueva quiere saber cómo es la primera valoración. Si nadie contesta, la familia nueva busca otro centro.
La gestión también pesa. Horarios que cambian con cada trimestre del colegio. Autorizaciones de los padres, informes que pide el colegio y facturas para el seguro de reembolso. En septiembre, con el inicio de curso, todas las familias quieren cambiar su hora. En junio llegan los informes de final de curso. Y en vacaciones hay que reorganizar la agenda entera.
Lo que puedes delegar
Atención
- Recibir la primera llamada de cada familia y citarla para la valoración.
- Cambiar sesiones por excursiones, exámenes o médicos del niño.
- Cuadrar los horarios de cada trimestre con los de colegio y extraescolares.
- Hablar siempre con los padres o tutores cuando el paciente es menor.
- Recordar la sesión del día siguiente por WhatsApp.
- Pasar a la logopeda cualquier duda sobre el habla o la evolución del niño, sin opinar nosotros.
Tramitación
- Enviar la autorización de los padres y el consentimiento y comprobar que vuelven firmados.
- Pedir a las familias los informes del pediatra o del colegio que solicite la logopeda.
- Emitir las facturas mensuales con los datos que pida cada seguro.
- Recordar con discreción los pagos pendientes de cada familia.
- Preparar los certificados que piden las familias para ayudas al estudio, para que los firme la logopeda.
- Llevar el envío de los informes al colegio cuando la familia lo autorice.
Elige la parte que te quita más tiempo. Desde la secretaria virtual atendemos a las familias, también por WhatsApp. Desde la gestión administrativa llevamos facturas, autorizaciones e informes, con toda la documentación ordenada.
Un miércoles de septiembre, con los horarios del cole recién salidos
La logopeda ve el cambio de hora en su agenda y una nota corta: la madre quiere comentar lo que ha dicho el colegio.
Cómo nos sincronizamos con tu centro
Primero nos cuentas cómo funciona tu centro. Cuánto dura cada sesión, qué días atiende cada logopeda y cómo es la primera valoración. También qué normas de cancelación tienes y qué temas quieres hablar tú con las familias.
La confidencialidad va primero. Muchos pacientes son menores, así que hablamos solo con sus padres o tutores. Pedimos solo los datos necesarios y nunca damos pautas sobre el habla ni sobre la evolución del niño. Trabajamos sobre tu agenda y tus modelos de documentos. A ti solo te llegan los asuntos que piden tu criterio.
Preguntas de logopedas
¿Hablaréis con los niños?
No. Si el paciente es menor, hablamos con su padre, su madre o su tutor. Con los adultos, con el propio paciente o con quien él autorice.
¿Podéis cuadrar los horarios cuando cambia el curso?
Sí. Recogemos las horas que puede cada familia y te proponemos un cuadrante sobre tu agenda. Tú lo apruebas y nosotros avisamos a cada familia.
¿Os encargáis de los informes para el colegio?
Los informes los escribe la logopeda. Nosotros pedimos la autorización a la familia, los enviamos al colegio y te avisamos si piden algo más.
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