Secretaria virtual y gestión para agencias de traducción
Cuando estás revisando una traducción con fecha de entrega, cada llamada te saca del texto. Atendemos a tus clientes, preparamos presupuestos y seguimos cada encargo hasta la entrega.
Entre un contrato a medio traducir y la bandeja de entrada llena
En una agencia de traducción el día se va en correos. Un cliente manda un PDF escaneado y pregunta cuánto costaría pasarlo al inglés. Otro necesita una traducción jurada de un certificado y quiere saber si le vale una copia. Un despacho llama porque la entrega era hoy. Y mientras, el traductor busca un término técnico que no aparece en ningún glosario.
Hay que contar palabras, pedir archivos editables, buscar al traductor adecuado para cada idioma y cuadrar fechas. Luego llegan las revisiones, los cambios del cliente y las facturas de los colaboradores. Con el inicio de curso se disparan las juradas de expedientes académicos. Y en septiembre y en enero las empresas reactivan sus proyectos y todo llega a la vez.
Lo que puedes delegar
Atención
- Atender llamadas y correos con el nombre de tu agencia y recoger idioma, tipo de documento y fecha que necesita el cliente.
- Pedir el documento en un formato que se pueda leer y contar.
- Explicar con tus indicaciones cómo se entrega una traducción jurada: en papel, con firma electrónica o por mensajería.
- Contestar a «¿cómo va mi traducción?» con el estado que nos marques.
- Dar cita para servicios de interpretación en reuniones, juicios o congresos.
- Filtrar ofertas de colaboración y llamadas comerciales.
Tramitación
- Preparar presupuestos con tus tarifas por palabra, por página o por urgencia, y seguirlos.
- Asignar cada encargo al traductor o revisor que tú elijas y confirmarle fecha y formato.
- Llevar el estado de cada proyecto: recibido, en traducción, en revisión o entregado.
- Enviar las juradas por mensajería y pasar al cliente el número de envío.
- Pedir y ordenar las facturas de tus traductores autónomos.
- Recordar los cobros pendientes a empresas y despachos.
Puedes delegar la atención con nuestra secretaria virtual o la coordinación de encargos con la gestión administrativa. Si trabajas con una red de traductores externos, mira cómo coordinamos proveedores. Para que ningún proyecto se pierda entre correos, tenemos el seguimiento de expedientes.
Un martes de septiembre, con una jurada que corre prisa
La agencia encuentra en su lista el encargo con el idioma, el certificado escaneado, la entrega en papel y la nota del plazo de la universidad.
Cómo nos sincronizamos con tu agencia de traducción
Nos cuentas qué idiomas y especialidades cubres, qué traductores trabajan contigo y cómo calculas tus tarifas. También tus plazos habituales, qué clientes tienen prioridad y qué consideras urgente, como una entrega para un juzgado.
Trabajamos con tus hojas de proyectos, tus plantillas de presupuesto y tus carpetas compartidas. No traducimos ni revisamos textos: eso lo hacen tus profesionales. Te pasamos un resumen con presupuestos enviados, encargos en curso y cobros pendientes. Las consultas que piden tu criterio, como un idioma que no cubres, te llegan por separado.
Preguntas de agencias de traducción
¿Podéis calcular el presupuesto de un documento?
Sí, con tus tarifas y tus reglas: cómo cuentas las palabras, qué recargo pones por urgencia y qué formatos cobras aparte. Si el documento tiene algo raro, te lo consultamos antes de enviarlo.
¿Os ocupáis de homologar títulos extranjeros?
No. La homologación es un trámite aparte que no llevamos aquí. Si un cliente la necesita, le remitimos a homologarmititulo.es. La traducción del título sí la hace tu agencia.
¿Habláis con mis traductores autónomos?
Sí, si quieres. Les mandamos el encargo, confirmamos que lo aceptan y les recordamos la fecha. También recogemos sus facturas para que las tengas juntas.
Agencias de traducción por provincias
En las ciudades más grandes
Tu agencia de traducción, con cada encargo a tiempo
Escríbenos por WhatsApp y cuéntanos qué parte quieres delegar: las consultas, los presupuestos o la coordinación con traductores. Empiezas cuando quieras.