Gestión del correo de tu negocio

Qué hacemos exactamente

La gestión del correo electrónico de tu empresa consiste en llevar la bandeja como lo harías tú si tuvieras tiempo. Hacemos esto:

• Leer los correos que entran y clasificarlos por tipo: clientes, proveedores, facturas, avisos, publicidad.
• Responder las consultas repetidas con textos que tú has aprobado antes.
• Reenviar cada mensaje a la persona de tu equipo que debe encargarse.
• Guardar los adjuntos importantes en la carpeta que nos indiques, con un nombre que se entienda.
• Marcar los correos que esperan tu respuesta y recordártelos si se quedan parados.
• Dar de baja suscripciones que no te interesan y limpiar lo que sobra, siempre con tu permiso.
• Redactar borradores de respuesta para que solo tengas que revisar y enviar.

Puedes encargarla aparte o dentro de la secretaria virtual.

Para quién es

Va bien a negocios donde el correo es la vía formal de trabajo. En los estudios de arquitectura e ingeniería llegan planos, requerimientos y consultas de obra. En las agencias de marketing y publicidad se cruzan aprobaciones, cambios de clientes y peticiones de material.

Los administradores de fincas reciben avisos de vecinos, presupuestos de reparaciones y convocatorias. Y a las gestorías y asesorías les llegan documentos de un mismo cliente por hilos distintos.

También tiene sentido cuando compartes una dirección genérica, tipo «info@», y nadie sabe quién debe contestar.

El arquitecto encuentra en su bandeja un único correo marcado: cliente del ático pide fecha de entrega, foto del techo ya archivada.

Cómo nos sincronizamos contigo

Al empezar, revisamos contigo una muestra de tu correo. Así entendemos qué llega, de quién y qué haces con cada cosa. Con eso definimos carpetas, etiquetas y respuestas tipo.

Nos dices qué remitentes son prioritarios y qué asuntos no podemos tocar. Puede ser la correspondencia con tu banco, con un juzgado o con un cliente delicado. Esos correos los dejamos marcados y sin responder.

Cada día que trabajamos tu bandeja, te dejamos una nota corta. Qué se ha contestado, qué se ha reenviado y qué espera tu decisión. Puedes leerla en dos minutos y saber cómo está todo.

Lo que no hacemos

• No enviamos correos en tu nombre sobre temas que no estén aprobados.
• No borramos definitivamente mensajes sin tu permiso expreso.
• No hacemos campañas de correo ni boletines comerciales.
• No configuramos servidores, dominios ni cuentas de correo.

Preguntas frecuentes

¿Tenéis que entrar en mi cuenta de correo?

Necesitamos acceso a la bandeja que vamos a llevar. Lo acordamos contigo y puedes retirarlo cuando quieras. Si lo prefieres, usamos una dirección compartida y no tu correo personal.

¿Responderéis con mi firma?

Respondemos con la firma de tu negocio que tú elijas. Puede ser una firma general o la tuya, según lo que acordemos.

¿Qué pasa con los correos que llegan con documentos?

Los guardamos ordenados donde nos digas. Para que alguien además los reclame y los revise, existe nuestra gestión documental de clientes. Y si te agobian también las llamadas, el filtrado de llamadas completa el trabajo.