Gestión de la documentación de tus clientes

Qué hacemos exactamente

La gestión de documentación de clientes cubre todo el camino de un documento hasta que está bien guardado. Hacemos lo siguiente:

• Preparar contigo la lista de lo que necesitas de cada cliente según el tipo de encargo.
• Pedir esos documentos por el canal que mejor funcione: correo, WhatsApp o llamada.
• Comprobar que lo recibido está completo, se lee bien y corresponde a lo pedido.
• Volver a pedir lo que falta o llega mal, con indicaciones claras para el cliente.
• Nombrar y archivar cada documento en la carpeta del cliente, con un criterio fijo.
• Avisarte de los documentos que caducan pronto, como pólizas, contratos o certificados.
• Preparar un listado de lo que está completo y lo que sigue pendiente en cada caso.

Es uno de los servicios de nuestra gestión administrativa.

Para quién es

Resulta clave en negocios que no pueden avanzar hasta tener el documento correcto. Las gestorías y asesorías dependen de que el cliente mande sus papeles a tiempo y completos. En las corredurías de seguros un parte de siniestro necesita fotos, facturas y datos del contrario.

Las inmobiliarias reúnen escrituras, certificados energéticos y documentos de identidad antes de firmar. Y en los despachos de abogados cada asunto se abre con una carpeta de pruebas que el cliente debe aportar.

También es útil cuando tus clientes mandan cosas por cinco vías distintas y nadie sabe dónde quedó cada archivo.

La corredora recibe un aviso: el expediente de Jorge tiene ya fotos y parte firmado, listo para que ella lo tramite con la aseguradora.

Cómo nos sincronizamos contigo

Tomamos como base tus listas de documentos por tipo de encargo. Si no las tienes escritas, las hacemos contigo a partir de tus casos reales. Así sabemos exactamente qué pedir y cuándo un expediente está completo.

Usamos tu sistema de carpetas, o te proponemos uno sencillo si lo que hay es un cajón desordenado. Lo importante es que tú encuentres cualquier documento sin preguntarnos.

Te avisamos solo cuando hace falta: un cliente que no responde tras varios intentos, un documento dudoso o una fecha que se acerca. El resto lo tienes en el listado de estado.

Lo que no hacemos

• No valoramos si un documento sirve jurídicamente o fiscalmente. Comprobamos que está completo y legible.
• No rellenamos declaraciones ni formularios oficiales en nombre de tu cliente.
• No guardamos documentación fuera de los espacios que acordamos contigo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo cuidáis los datos personales de mis clientes?

Trabajamos solo en los espacios que tú nos das y con el acceso que acordemos. No copiamos documentos fuera de ellos ni los usamos para otra cosa.

¿Pedís documentos a terceros, no solo a mis clientes?

Sí, si nos lo encargas. Ese trabajo cae dentro de la tramitación de gestiones, donde pedimos certificados y duplicados a entidades y proveedores.

¿Podéis llevar también el estado de cada expediente?

Sí. Lo combinamos con el seguimiento de expedientes y asuntos para que veas en qué punto está cada caso.