Secretaria virtual y gestión para clínicas dentales
Que el teléfono no suene con el paciente en el sillón y las manos en su boca. Damos las citas, atendemos a quien llega con dolor y retomamos los presupuestos olvidados.
Recepción ocupada, sillón vacío
La auxiliar está ayudando en una endodoncia y el teléfono suena. Es un paciente con la muela hinchada que quiere venir hoy. Al rato entra un WhatsApp para cambiar una limpieza. Y otro de una madre que pregunta por la revisión de ortodoncia del niño. Si nadie contesta, el hueco de las doce se queda vacío.
Luego están los presupuestos. Un implante, una ortodoncia invisible, una rehabilitación completa. El paciente se lo lleva «para pensarlo» y nadie vuelve a llamarle. En septiembre, con la vuelta al cole, se acumulan las primeras visitas de ortodoncia. Y en verano, con las vacaciones, se anulan citas y quedan huecos sin cubrir.
Lo que puedes delegar
Atención
- Citar revisiones, limpiezas y primeras visitas según la agenda de cada gabinete.
- Atender a quien llama con dolor y darle el hueco de urgencias que tú reserves.
- Cambiar y anular citas por WhatsApp y llenar el hueco con tu lista de espera.
- Enviar el aviso de cita con lo que la clínica quiera que el paciente sepa antes.
- Responder qué cubre cada aseguradora dental con la que trabajas, según tu tabla.
- Avisar a los pacientes de que toca la revisión semestral.
Tramitación
- Seguir los presupuestos que el paciente no ha aceptado, con el mensaje que apruebes.
- Solicitar a cada compañía dental el visto bueno antes de empezar un tratamiento.
- Recordar los pagos fraccionados que vencen y los que se han retrasado.
- Coordinar con el laboratorio protésico las fechas de entrega de coronas y férulas.
- Pedir al paciente el consentimiento firmado y los informes que solicite el doctor.
- Llevar el pedido de material con tus proveedores de depósito dental.
Elige una parte o las dos. Si lo que falla es la recepción, la respuesta es la secretaria virtual. Para presupuestos, aseguradoras y laboratorio, la gestión administrativa. Muchas clínicas empiezan por el seguimiento de presupuestos, porque ahí se queda parado mucho trabajo.
Un lunes con dolor de muelas
La recepción ve la urgencia en la agenda con nombre, teléfono y el motivo en una línea. Nada más.
Cómo nos sincronizamos con tu clínica
Empezamos por tu agenda: cuántos gabinetes tienes, qué doctor hace cada tratamiento y cuánto dura cada cita. Nos dices qué aseguradoras aceptas y qué huecos guardas para urgencias. También cómo quieres que se hable de presupuestos y de financiación.
Con los datos de salud somos muy cuidadosos. Pedimos solo lo imprescindible para dar la cita. Lo clínico lo habla el paciente con su doctor, no con nosotros. Los mensajes salen con tus plantillas y sobre tu agenda de gabinetes. Al doctor solo le llega lo que pide su decisión.
Preguntas de clínicas dentales
¿Vais a dar consejos a mis pacientes?
No. Solo trasladamos las indicaciones que la clínica deje por escrito, como la documentación del seguro o con cuánta antelación avisar si no puede venir. Cualquier duda clínica la anotamos para el doctor.
¿Cómo hacéis el seguimiento de los presupuestos?
Llamamos o escribimos al paciente con el mensaje que tú apruebes. Preguntamos si tiene dudas y, si quiere, le damos cita para hablarlo con el doctor. Nunca presionamos ni hacemos descuentos por nuestra cuenta.
¿Os podéis encargar del laboratorio?
Sí. Avisamos al laboratorio, confirmamos cuándo llega cada trabajo y ajustamos la cita del paciente a esa fecha.
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Envíanos un WhatsApp diciendo qué parte de la clínica quieres delegar: la agenda, los presupuestos o el laboratorio. Te explicamos cómo lo haríamos en tu clínica.