Secretaria virtual y gestión para agencias de eventos
Tus clientes quieren respuesta, tus proveedores también, y tú estás en pleno montaje. Atendemos a quien pregunta por tu agencia y llevamos presupuestos, señales y coordinación.
Mientras montas un evento, se te acumulan los siguientes
El día del evento no sueltas el pinganillo. Justo ese día escribe una pareja que busca fecha para su boda. Una empresa pide presupuesto para su convención. Y el catering pregunta por el número final de menús. Si nadie contesta a la pareja, mañana estará visitando otra agencia. Entre mayo y octubre, con la temporada de bodas, esto pasa casi a diario.
Cada evento es además una cadena de versiones. Primer presupuesto, segundo con otra finca, tercero con menos invitados. Señal, segundo pago y liquidación final. Contratos firmados que hay que guardar. Y una lista de proveedores con horas de montaje que cambian hasta la víspera. Cuando todo eso vive en tu correo y en tu cabeza, el riesgo de olvidar algo crece con cada encargo.
Lo que puedes delegar
Atención
- Atender las primeras consultas y recoger fecha, tipo de evento, invitados y presupuesto aproximado.
- Agendar reuniones contigo y visitas a fincas o espacios.
- Responder dudas frecuentes con la información que nos des sobre tus servicios.
- Hacer de contacto con los novios o con la empresa cliente para consultas pequeñas.
- Filtrar llamadas de proveedores que se ofrecen y de comerciales.
- Recoger los avisos del día y separar los que piden tu respuesta.
Tramitación
- Preparar presupuestos con tus tarifas y seguir cada versión hasta que se cierra.
- Pedir señales y recordar los pagos según el calendario que hayas pactado con el cliente.
- Pedir y ordenar la documentación del evento: contratos, listas de invitados, planos de mesas.
- Coordinar con catering, sonido, flores, iluminación o transporte de invitados.
- Llevar una ficha de cada evento con lo que está cerrado y lo que falta.
- Pedir a los proveedores sus facturas y confirmar sus montajes.
Puedes darnos solo la primera atención o pedirnos que llevemos también presupuestos y proveedores. La primera parte está en secretaria virtual. La segunda, en gestión administrativa, con la preparación y seguimiento de presupuestos y la coordinación de proveedores.
Una pareja que busca fecha para el año que viene
La organizadora encuentra en su agenda la reunión del jueves y una ficha con la fecha, los ciento veinte invitados y la búsqueda de finca.
Cómo nos sincronizamos con tu agencia de eventos
Nos enseñas tu forma de trabajar: tipos de evento, tarifas, plantilla de presupuesto y forma de pago. Nos das tu lista de proveedores habituales y quién de tu equipo lleva cada evento. Y nos dices qué no puede esperar: un proveedor que falla o un cliente con dudas a pocos días de la celebración.
Trabajamos en tu agenda, en la carpeta de cada evento y con tus plantillas. Así cualquier persona de tu equipo encuentra lo mismo que nosotros. Recibes un resumen por evento con lo cerrado, lo pendiente y los pagos por cobrar. Las decisiones creativas y los cambios de presupuesto siguen siendo tuyos.
Preguntas de organizadores de eventos
¿Vais a estar en el evento?
No. Trabajamos desde fuera: atendemos, preparamos y coordinamos. Tú y tu equipo estáis en el sitio, que es donde se os necesita.
¿Negociáis con los proveedores?
Pedimos presupuestos y disponibilidad siguiendo tus indicaciones. Los precios y las condiciones los aceptas tú antes de confirmar nada.
¿Os sirve también para eventos de empresa?
Sí. Convenciones, presentaciones, cenas de equipo o ferias. Cambian los interlocutores, pero la forma de trabajar es la misma.
¿Cómo se calcula el precio?
Según el volumen de eventos y lo que nos pases. Precio a tu medida, que te decimos antes de empezar.
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Escríbenos por WhatsApp y dinos si te sobran llamadas, presupuestos o proveedores. Vemos juntos qué delegar primero.