Secretaria virtual y gestión para tiendas online
«¿Dónde está mi pedido?» es la pregunta que más se repite en cualquier tienda online. Contestamos a tus compradores y llevamos devoluciones, incidencias y proveedores.
Vender por internet también es atender por teléfono
Cuando abres una tienda online piensas en el producto y en las fotos. Luego descubres que media jornada se va en contestar mensajes. Que si el paquete no llega. Que si la talla es pequeña. Que si se puede cambiar el color. En Black Friday y en Navidad esos mensajes se multiplican, y después de Reyes llegan las devoluciones.
Cada respuesta abre una gestión. Pedir al transportista que localice un envío. Autorizar un cambio. Emitir un abono. Avisar al proveedor de que una referencia se ha agotado. Preparar la factura a nombre de la empresa que la pide después de comprar. Si llevas la tienda tú solo, el día no da para tanto, y lo primero que se resiente es preparar los pedidos.
Lo que puedes delegar
Atención
- Contestar por WhatsApp, correo y teléfono sobre el estado de los pedidos.
- Resolver dudas de tallas, medidas, materiales y envíos con tu información de producto.
- Atender quejas por retrasos o productos dañados y pasarte las delicadas.
- Explicar tu política de cambios y devoluciones tal como la tienes escrita.
- Avisar a los compradores de retrasos o de productos agotados.
- Recoger peticiones de mayoristas o de empresas y pasártelas.
Tramitación
- Gestionar devoluciones y cambios según tus condiciones, de principio a fin.
- Abrir y seguir incidencias con tu empresa de transporte.
- Coordinar con tus proveedores reposiciones y referencias agotadas.
- Preparar facturas a empresa y ordenar los datos fiscales que las acompañan.
- Seguir los reembolsos pendientes hasta que el comprador los recibe.
- Preparar presupuestos para pedidos grandes o personalizados.
Puedes empezar solo por los mensajes de los compradores. Si después te encaja, nos pasas también devoluciones y proveedores. Los mensajes los cubre nuestra atención al cliente por WhatsApp, parte de la secretaria virtual. Para el resto, tienes la gestión administrativa.
Un cambio de talla en plenas rebajas
La dueña ve en su resumen un cambio de talla abierto, con la etiqueta enviada y la camisa L apartada para ese cliente.
Cómo nos sincronizamos con tu tienda
Nos das tus fichas de producto, tu guía de tallas, tus condiciones de envío y tu política de devoluciones. Nos dices con qué transportistas trabajas y qué proveedor tienes para cada línea. Y qué es urgente: un pedido grande retenido o una queja que se hace pública.
Trabajamos con tus pedidos y tu correo de atención, sin abrir canales nuevos. Los compradores ven el nombre de tu tienda, no el nuestro. Te pasamos un resumen con incidencias abiertas, devoluciones y reembolsos. Lo que te cuesta dinero o imagen, como devolver una compra fuera de plazo, lo decides tú.
Preguntas de dueños de tiendas online
¿Contestáis también las reseñas?
Si quieres, preparamos la respuesta con tu tono y te la pasamos para que la apruebes. No publicamos nada en tu nombre sin tu visto bueno.
¿Qué pasa en Black Friday, cuando llegan muchos más mensajes?
Nos avisas con tiempo de tus ofertas y de tus condiciones de envío para esas fechas. Así respondemos con la información correcta y ordenamos las incidencias por prioridad.
¿Sirve para una tienda pequeña?
Sí. Cuando llevas la tienda tú solo es cuando más se nota quitarte los mensajes. Delegas lo que te haga falta y nada más.
¿Cuánto cuesta?
Según el volumen de pedidos y las tareas. Es un precio a tu medida, que te decimos antes de empezar.
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Escríbenos un WhatsApp y cuéntanos qué mensajes te gustaría no volver a contestar tú.