Administrativo virtual

Qué hacemos exactamente

Como administrativo virtual hacemos el trabajo de oficina que mantiene tu negocio en marcha. Algunas tareas habituales:

• Preparar presupuestos con tus tarifas y hacer el seguimiento hasta que el cliente responde.
• Recordar con educación las facturas que siguen sin pagar.
• Pedir a clientes y proveedores los documentos que faltan y archivarlos bien.
• Llevar una hoja de control con cada asunto abierto, su estado y el siguiente paso.
• Coordinar con proveedores pedidos, entregas e incidencias.
• Hacer gestiones del día a día que nos encargues: solicitar certificados, duplicados o cambios de datos.
• Preparar el material que tu gestoría o tu asesor te piden, para que tú solo lo revises.

Es la base de la gestión administrativa. Puedes encargarnos solo una de estas tareas o un poco de cada una.

Para quién es

Es para negocios que han crecido lo bastante para tener trabajo de oficina, pero no tanto como para un puesto fijo. Una empresa de reformas acumula presupuestos, pedidos de material y certificados de obra. En las corredurías de seguros cada póliza genera documentos, renovaciones y avisos.

Las agencias de eventos coordinan decenas de detalles con proveedores y clientes. Y las academias y centros de formación manejan matrículas, recibos y listados de alumnos.

También sirve cuando la persona que llevaba la oficina se va o se coge una baja y el trabajo se empieza a acumular.

El dueño de la empresa no ha tenido que buscar la factura ni llamar al proveedor. Ve en su hoja de control que el baño sigue su curso y que las medidas están archivadas.

Cómo nos sincronizamos contigo

Primero hacemos inventario de tu oficina: qué tareas existen, quién las hace ahora, dónde se guarda cada cosa y qué se queda a medias. De ahí sale la lista de lo que pasa a nuestras manos.

Trabajamos con tus documentos, tus carpetas y tus plantillas. Si no tienes plantillas, te proponemos unas sencillas y las apruebas tú. Nada sale con tu nombre sin que conozcas el modelo.

Acordamos qué decisiones son tuyas: aprobar un presupuesto, dar un descuento, aceptar un cambio de proveedor. Esas te llegan en un resumen breve, con lo necesario para decidir. El resto lo resolvemos y te dejamos constancia.

Lo que no hacemos

• No llevamos tu contabilidad oficial ni presentamos impuestos. Eso sigue con tu gestoría o tu asesor.
• No firmamos documentos ni contratos en tu nombre.
• Lo relacionado con Tráfico, extranjería o herencias queda fuera: va por otra web especializada.
• No damos asesoramiento laboral, fiscal ni jurídico.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay con tener a alguien en plantilla?

Pagas por el trabajo que nos encargas, no por un puesto completo. Además, no dependes de una sola persona: si alguien falta, tu oficina sigue funcionando. El precio es a tu medida y lo conoces antes de empezar.

¿Podéis trabajar con mi gestoría?

Sí. Preparamos lo que tu gestoría necesita, lo ordenamos y se lo hacemos llegar. Ellos siguen haciendo su parte profesional.

¿Por dónde suelen empezar otros negocios?

Muchos empiezan por tramitar las gestiones pendientes o por el seguimiento de expedientes. Y si quieres que también atendamos llamadas, echa un vistazo a atención y gestión.