Secretaria virtual y gestión para apartamentos turísticos
Tus huéspedes preguntan por la llave, el wifi y la lavadora en el peor momento. Les atendemos con el nombre de tus apartamentos y coordinamos lo que pasa entre una estancia y la siguiente.
Un huésped en el portal y tú en otra ciudad
Quien gestiona apartamentos turísticos vive pegado al móvil. Un huésped no encuentra la caja de llaves, otro no sabe encender la vitrocerámica y otro pregunta si puede dejar las maletas antes de entrar. Los mensajes llegan por el portal de reservas, por WhatsApp y por teléfono a la vez. Y tú quizá estás en tu otro trabajo.
Luego está lo que el huésped no ve. Hay que avisar a la limpieza de cada salida, reponer sábanas y café y llamar al técnico cuando falla el aire. En Semana Santa y en verano las entradas y salidas se encadenan sin respiro. En otoño toca repasar facturas, acuerdos con proveedores y la documentación de cada estancia.
Lo que puedes delegar
Atención
- Contestar a los huéspedes por WhatsApp, teléfono y mensajes del portal de reservas con tus instrucciones.
- Enviar antes de la llegada la ubicación, el acceso y las normas de la casa.
- Resolver dudas durante la estancia: wifi, calefacción, basura, aparcamiento o qué hay cerca.
- Recoger incidencias y avisar a quien tú digas: técnico, limpieza o un vecino de confianza.
- Atender las quejas de los vecinos de la comunidad y pasártelas.
- Contestar a quien pregunta por disponibilidad o pide una estancia larga.
Tramitación
- Coordinar el equipo de limpieza y la lavandería con cada entrada y salida.
- Pedir a los huéspedes los datos que necesitas para el registro de viajeros antes de su llegada.
- Llevar el control de fianzas, depósitos y cobros por daños según tus normas.
- Vigilar la lista de consumibles: papel, gel, café, pastillas para el lavavajillas.
- Coordinar con fontanero, electricista o cerrajero las reparaciones entre reservas.
- Ordenar las facturas de proveedores y emitir las de los huéspedes que la piden.
Delega la atención, la gestión o las dos cosas. La primera entra en nuestra secretaria virtual, con atención por WhatsApp para tus huéspedes. La segunda, en la gestión administrativa, con la coordinación de proveedores. Si necesitas legalizar tu vivienda como turística, eso no lo hacemos aquí: lo lleva haztuviviendaturistica.es.
Una tarde de agosto, con una llegada y una salida el mismo día
Tú recibes un aviso corto: huéspedes dentro, goteo de la ducha pasado al fontanero y pendiente de que confirmes el día.
Cómo nos sincronizamos con tus apartamentos
Nos das la guía de cada apartamento: cómo se entra, qué electrodomésticos hay, normas de la casa y contactos de confianza. Nos cuentas tu política de cancelación, tus precios por temporada y quién limpia cada vivienda. También qué incidencias quieres conocer al momento y cuáles pueden esperar.
Trabajamos sobre tu calendario de reservas y los mensajes de tus portales, sin que cambies cómo anuncias. No inventamos respuestas: si algo no está en tu guía, te lo preguntamos y lo añadimos. Te pasamos un parte de cada estancia y solo te molestamos con lo que exige tu decisión.
Preguntas de apartamentos turísticos
¿Me ayudáis a sacar la licencia de vivienda turística?
No, legalizar la vivienda no entra en lo que hacemos. Para eso está haztuviviendaturistica.es. Nosotros entramos cuando ya alquilas y necesitas atender a tus huéspedes.
¿Qué hacéis si un huésped tiene un problema serio?
Seguimos el protocolo que nos dejes: a quién llamar, en qué orden y cuándo avisarte a ti. Lo anotamos todo para que sepas qué pasó y cómo se resolvió.
¿Coordináis la limpieza aunque tenga varios apartamentos?
Sí. Cruzamos las entradas y salidas de todas tus viviendas y avisamos a cada persona de limpieza con su ruta. Después confirmamos que cada apartamento queda listo.
¿Puedo seguir contestando yo algunos mensajes?
Claro. Nos dices qué conversaciones quieres llevar tú, por ejemplo con huéspedes que repiten. Nosotros nos quedamos con el resto y lo anotamos para que no os piséis.
Apartamentos turísticos por provincias
En las ciudades más grandes
Cuéntanos cómo llevas tus apartamentos
Mándanos un WhatsApp, dinos cuántas viviendas tienes y qué parte quieres soltar. Te decimos cómo lo organizaríamos.