Seguimiento de expedientes y asuntos

Qué hacemos exactamente

Hacer el seguimiento de expedientes es saber, de cada asunto, dónde está, qué falta y quién tiene la siguiente jugada. Nuestro trabajo incluye:

• Abrir una ficha por expediente con cliente, fecha de inicio, estado y siguiente paso.
• Actualizar la ficha cada vez que pasa algo: llega un documento, responde una entidad o tú das un paso.
• Anotar las fechas clave que tú nos marques y recordártelas con margen.
• Insistir a terceros que tienen el asunto parado: un proveedor, una entidad, otro profesional.
• Informar al cliente del estado de su caso, con las palabras y los límites que tú nos des.
• Detectar los expedientes que llevan tiempo sin moverse y señalártelos.
• Preparar un listado de expedientes abiertos para tus reuniones de equipo.

Lo ofrecemos dentro de la gestión administrativa.

Para quién es

Pensamos en profesionales que llevan muchos casos abiertos a la vez. En los despachos de abogados los clientes quieren saber cómo va su asunto entre una actuación y otra. Los estudios de arquitectura e ingeniería siguen licencias, visados y revisiones que dependen de terceros.

En una gestoría o asesoría cada cliente tiene varios asuntos abiertos con fases distintas. Y las corredurías de seguros siguen siniestros que pasan por peritos, talleres y aseguradoras.

También es útil cuando el estado de cada caso solo está en tu cabeza y te da miedo que algo se olvide.

El ingeniero ve en su listado que el cliente ha preguntado, que se le ha informado y que hay que confirmarle si debe aportar algo.

Cómo nos sincronizamos contigo

Primero decidimos qué estados tiene un expediente en tu negocio. No son los mismos en una correduría que en un estudio de ingeniería. Con esos estados montamos tu ficha tipo, en tu hoja o en tu sistema de gestión.

Después acordamos qué podemos contar al cliente y qué no. Hay datos que solo debe dar el profesional responsable. Esos los reservamos para ti y al cliente le decimos que te pasamos la consulta.

Con el ritmo que prefieras, te pasamos el estado general. Ves de un vistazo qué avanza, qué está parado y qué necesita tu intervención.

Lo que no hacemos

• No interpretamos resoluciones, sentencias ni informes técnicos para el cliente.
• No decidimos la estrategia ni los pasos profesionales de cada asunto.
• No llevamos expedientes de Tráfico, extranjería o herencias, que tienen su propia web.

Preguntas frecuentes

¿Qué le decís al cliente cuando pregunta algo técnico?

Le explicamos que es una cuestión para el profesional y que se la pasamos. Así no damos información incorrecta y tú decides cómo responder.

¿Usáis vuestro propio sistema para los expedientes?

Usamos el tuyo. Si no tienes ninguno, te proponemos una hoja de seguimiento sencilla que es tuya y sigue siendo tuya si dejamos de trabajar juntos.

¿Podéis pedir la documentación que falta en cada expediente?

Sí, y conviene hacerlo. Para eso está la gestión documental, que encaja con esta. Si además quieres que contestemos el teléfono cuando llaman preguntando, mira atención y gestión.