Secretaria virtual y gestión para clínicas veterinarias
Tú estás en la mesa de exploración, no pendiente del mostrador. Atendemos a los dueños de las mascotas, damos las citas y llevamos la parte administrativa de tu clínica.
El teléfono suena justo cuando tienes un perro sedado
En una clínica veterinaria el teléfono no respeta las consultas. Llama quien quiere cita para vacunar al cachorro, quien pregunta si ya está la analítica y quien solo quiere saber si tenéis pienso renal. Mientras tanto, tú sujetas a un gato que no se deja. Si nadie contesta, ese dueño prueba con la clínica de la otra calle.
El WhatsApp no es mejor. Llegan fotos de una herida en plena consulta, audios largos sobre un vómito y mensajes de «¿me reserváis la peluquería?». En primavera se juntan las vacunas y las desparasitaciones; antes de vacaciones, los pasaportes para viajar. Y quedan los presupuestos de cirugía sin respuesta y las facturas para la aseguradora de la mascota. Todo acaba en la libreta del mostrador.
Lo que puedes delegar
Atención
- Coger las llamadas con el nombre de tu clínica y anotar especie, raza y motivo de la visita.
- Dar y cambiar citas de consulta, vacunación, peluquería o cirugía en tu agenda.
- Responder por WhatsApp las dudas que nos dejes escritas: ayuno antes de operar, qué traer a la primera visita, cómo llegar.
- Dar prioridad a lo que tú marques como urgente: un atropello, una posible intoxicación, un parto que se complica.
- Recordar a cada dueño la próxima vacuna, la desparasitación o la revisión anual.
- Recoger quejas y dudas sobre facturas sin que interrumpan tu consulta.
Tramitación
- Preparar presupuestos de cirugía, limpieza dental o esterilización con tus tarifas y seguirlos hasta la respuesta.
- Recordar cobros pendientes de tratamientos largos o de hospitalización.
- Pedir la cartilla y el historial de la clínica anterior y dejarlos en la ficha del animal.
- Enviar a la aseguradora de la mascota la factura y el informe que tú prepares, y seguir el reembolso.
- Coordinar con el laboratorio externo y con tus proveedores de pienso y medicamentos los pedidos y las entregas.
- Llevar la lista de asuntos abiertos: analíticas pendientes de comentar, revisiones de puntos, pedidos por recoger.
Puedes quedarte solo con la atención, solo con la gestión o con las dos. La parte de atención es nuestra secretaria virtual; la de tramitación, la gestión administrativa. Si lo que más te pesa son las citas y los recordatorios, mira también la gestión de citas.
Una mañana de mayo, con las vacaciones a la vista
Tú solo ves en la agenda la cita de Coco, con el motivo «viaje a Francia» y la nota de traer el pasaporte.
Cómo nos sincronizamos con tu clínica veterinaria
Primero nos cuentas cómo trabaja tu clínica. Qué duración tiene cada tipo de consulta, quién lleva exóticos o traumatología y cuánto cobras por cada servicio. También qué es urgente para ti y qué puede esperar a otro día. Con eso preparamos las respuestas y tú las apruebas.
Trabajamos sobre tu agenda y tus fichas, no en una libreta aparte. Nunca damos una opinión clínica: si un dueño describe síntomas, seguimos el protocolo que nos dejes escrito y te lo pasamos. Tú decides qué cuenta como urgencia y cómo quieres que te avisemos. Recibes un resumen de lo atendido y solo te preguntamos lo que necesita tu criterio.
Preguntas de clínicas veterinarias
¿Vais a decirle a un dueño qué medicamento darle a su perro?
No. No damos consejo veterinario. Solo trasladamos lo que tú nos dejes escrito, como el ayuno antes de una cirugía. Cualquier duda sobre síntomas o tratamientos pasa a ti o a tu equipo.
¿Podéis enviar los recordatorios de vacunas y desparasitación?
Sí. Partimos de las fechas de tu agenda o de tus fichas y avisamos a cada dueño por el canal que prefieras. Si quiere cita, se la damos en la misma conversación.
¿Cuánto cuesta?
Depende de qué parte delegues y del movimiento que tenga tu clínica. Trabajamos con un precio a tu medida, que te decimos antes de empezar.
Clínicas veterinarias por provincias
En las ciudades más grandes
Cuéntanos cómo es tu clínica veterinaria
Escríbenos por WhatsApp y dinos qué te quita más tiempo: el teléfono, las citas o la gestión. Te proponemos qué parte podemos llevar nosotros.