Secretaria virtual y gestión para restaurantes
Que el teléfono no te saque de la cocina ni de la sala en plena comida. Cogemos las reservas de tu restaurante y llevamos la gestión de grupos y menús cerrados.
A las dos y media nadie puede coger el teléfono
Cuando más llaman es cuando el local está lleno. El camarero deja una mesa a medias para apuntar una reserva en la libreta, o el teléfono suena hasta que se cansa. Por WhatsApp entran preguntas sobre la terraza, el menú del día o si hay platos sin gluten. Muchas se quedan sin contestar hasta después del cierre.
Los grupos son otra historia. En noviembre empiezan a pedir presupuesto para las cenas de empresa. En primavera llegan comuniones y bautizos. Hay que enviar menús, pedir una señal, confirmar el número final de comensales y preparar la factura a nombre de la empresa. Todo eso se hace a ratos, con el delantal puesto.
Lo que puedes delegar
Atención
- Coger reservas por teléfono y WhatsApp y apuntarlas en tu libro de reservas.
- Responder sobre el horario del local, la terraza, el menú del día y la carta, con la información que nos des.
- Trasladar al cliente la información de alérgenos que tú nos dejes por escrito, sin añadir nada.
- Confirmar las reservas del día y liberar las mesas que se anulan.
- Llevar la lista de espera cuando el comedor está completo.
- Recoger quejas o comentarios después de una comida y pasártelos ordenados.
Tramitación
- Enviar los menús de grupo y preparar presupuestos para cenas de empresa, comuniones o cumpleaños.
- Hacer el seguimiento de cada presupuesto hasta que el cliente confirma o lo descarta.
- Pedir la señal de los grupos y recordar los pagos pendientes.
- Cerrar con el organizador el número de comensales, las alergias y el reparto de mesas.
- Pedir los datos fiscales para la factura a empresa y tenerlos listos.
- Coordinar pedidos especiales con tus proveedores cuando una celebración lo pide.
Hay restaurantes que solo quieren quitarse las llamadas del servicio y otros que nos pasan también todos los grupos. La parte de reservas y teléfono la cubre nuestra secretaria virtual, con la atención de llamadas en primera línea. Presupuestos, señales y facturas van por gestión administrativa.
Una cena de empresa que llega en noviembre
Tú recibes el presupuesto listo para revisar, con los treinta comensales, los dos menús sin gluten, el vegetariano y la señal por cobrar.
Cómo nos sincronizamos con tu restaurante
Primero nos explicas cómo funciona tu sala. Cuántas mesas hay, cómo las juntas para grupos, qué turnos haces y cuándo cierras cocina. Nos das la carta, los menús, los precios y la ficha de alérgenos tal como la tienes. También nos dices qué es urgente para ti: una reserva grande para hoy, una queja seria o un proveedor que no llega.
Apuntamos en tu libro de reservas, no en uno paralelo. Si cambias el menú del día o cierras por vacaciones, lo actualizamos cuando nos avisas. Después del servicio tienes un resumen con las reservas, los grupos en marcha y los pagos por cobrar. Solo te consultamos lo que pide tu decisión, como aceptar un grupo fuera de turno.
Preguntas de dueños de restaurantes
¿Qué respondéis si alguien pregunta por alergias?
Solo lo que tú nos hayas dejado escrito en tu información de alérgenos. Si la duda va más allá, la apuntamos y se la pasamos a cocina. No le decimos a nadie qué puede o no puede comer.
¿Podéis pedir la señal de un grupo?
Sí. Pedimos la señal con tus datos de pago y vigilamos que llegue. Si no entra en la fecha que marques, recordamos el pago y te avisamos antes de soltar la reserva.
¿Y si el comedor está lleno y siguen llamando?
Les decimos que no quedan mesas y les ofrecemos otra hora o la lista de espera.
¿Cómo se fija el precio?
Según lo que nos pases: solo reservas, solo grupos o las dos cosas. Es un precio a tu medida, que te decimos antes de empezar.
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Mándanos un WhatsApp y cuéntanos si te pesan más las llamadas del servicio o los grupos.