Secretaria virtual y gestión para centros de pilates y yoga
Mientras das clase, el móvil no para de vibrar en la recepción. Atendemos a tus alumnos, cuadramos las reservas y llevamos los bonos y las cuotas de tu centro.
Una clase en marcha y el móvil lleno de mensajes
En un centro de pilates o de yoga, la persona que da la clase suele ser la misma que coge el teléfono. Estás corrigiendo una postura en el reformer o guiando una relajación y llama alguien que quiere probar. No puedes contestar en mitad de una savasana. Cuando terminas, esa persona ya ha reservado en otro estudio.
El WhatsApp se llena de «¿queda sitio el jueves a las siete?», «hoy no puedo ir, ¿recupero otro día?» y «¿qué bonos tenéis?». En septiembre y después de Reyes llega la ola de altas nuevas. Antes del verano muchos preguntan por el horario reducido. Entre clase y clase te toca cuadrar listas de espera, recibos devueltos y bonos que caducan.
Lo que puedes delegar
Atención
- Atender llamadas y WhatsApp con el nombre de tu centro y explicar tipos de clase, niveles y horarios.
- Reservar plaza en reformer, mat o yoga según el aforo que nos marques.
- Apuntar las ausencias y ofrecer la recuperación dentro de las normas de tu centro.
- Dar cita para la clase de prueba o la sesión de valoración con tu instructora.
- Gestionar la lista de espera de cada grupo y avisar cuando se libera un hueco.
- Recoger dudas sobre lesiones o embarazo y pasárselas a quien da la clase, sin opinar nosotros.
Tramitación
- Dar de alta a los alumnos nuevos y pedirles la ficha y la autorización de datos.
- Llevar el control de bonos y avisar cuando quedan pocas sesiones o están a punto de caducar.
- Recordar las cuotas mensuales y los recibos devueltos con el tono que tú prefieras.
- Preparar los cambios de horario de verano y comunicarlos a cada grupo.
- Organizar talleres y retiros de fin de semana: inscripciones, pagos y lista de asistentes.
- Coordinar con tus proveedores las esterillas, el material y el mantenimiento de las máquinas.
Puedes quedarte con la parte que más te gusta y pasarnos el resto. La atención es la secretaria virtual y la parte de oficina, la gestión administrativa. En un estudio con grupos pequeños suele ser clave la gestión de citas, y para las cuotas tenemos la gestión de cobros.
Un lunes de septiembre, con los grupos casi llenos
Tu instructora abre la agenda y encuentra la valoración del miércoles con una nota: alumna nueva, sin experiencia y con molestias lumbares.
Cómo nos sincronizamos con tu centro
Nos cuentas qué clases das, los niveles, el aforo de cada sala y tus normas para recuperar clases. También tus tarifas y tus bonos, para responder con tus datos, y en qué casos quieres que te consultemos antes.
Trabajamos sobre tu propia agenda de reservas y tu lista de alumnos, la que uses hoy. Te dejamos anotadas las altas, las bajas y los recibos pendientes. Solo te preguntamos lo que necesita tu decisión.
Preguntas de centros de pilates y yoga
¿Le vais a decir a un alumno si puede hacer pilates con una lesión?
No. Eso lo decide tu instructora o el profesional sanitario del alumno. Nosotros apuntamos lo que nos cuenta y te lo pasamos antes de su primera clase.
¿Podéis llevar los bonos y las recuperaciones?
Sí. Anotamos cada clase consumida y cada ausencia avisada a tiempo. Cuando un alumno pide recuperar, le ofrecemos los huecos que permiten tus normas.
¿Qué pasa con los mensajes del domingo por la noche?
Los atendemos también de noche y en fin de semana. El lunes empiezas con las reservas hechas y las dudas ordenadas.
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Cuéntanos cómo funciona tu centro
Mándanos un WhatsApp y dinos qué te quita más tiempo: las reservas, los bonos o los recibos. Empiezas cuando quieras.