Secretaria virtual y gestión para notarías
Que el teléfono no interrumpa cada lectura de escritura. Atendemos a quien llama, damos cita de firma y reunimos los documentos antes de que lleguen los otorgantes.
La centralita de la notaría un viernes de compraventas
En una notaría el teléfono no descansa. Llama la inmobiliaria para cerrar fecha de firma, el banco para cuadrar la hipoteca y un particular que quiere saber qué necesita para un poder. Mientras, en la sala de firmas se lee una escritura y los oficiales no pueden levantarse. Muchas llamadas acaban en el contestador y la persona vuelve a llamar con menos paciencia.
Por WhatsApp y por correo llegan fotos de DNI borrosas, notas simples antiguas y preguntas que se repiten. Cada escritura se retrasa si falta un certificado o una tasación. En junio y antes de Navidad se juntan las compraventas y los préstamos, y todos quieren firmar el mismo día.
Lo que puedes delegar
Atención
- Atender las llamadas con el nombre de la notaría y anotar qué documento se quiere firmar.
- Dar cita de firma según la agenda del notario y las salas libres.
- Contestar qué documentación se necesita, siguiendo la lista que nos dejes por escrito.
- Recordar a los otorgantes la fecha, la hora y que traigan su DNI en vigor.
- Atender a inmobiliarias, bancos y gestorías al teléfono y apuntar su encargo.
- Pasar a tus oficiales solo las consultas que necesitan una respuesta técnica.
Tramitación
- Pedir la documentación previa de cada escritura: DNI, nota simple, certificados y tasación.
- Llevar la ficha de cada expediente con lo recibido y lo que falta.
- Coordinar la fecha de firma entre comprador, vendedor, banco e inmobiliaria.
- Avisar cuando las copias autorizadas están listas para recoger o enviar.
- Recordar las provisiones y facturas pendientes a empresas y profesionales.
- Ordenar los encargos que llegan por correo y asignarlos al oficial que corresponda.
Puedes elegir una de las dos cajas o ambas. Para el teléfono está nuestra secretaria virtual, con filtrado de llamadas para que a tu equipo solo le llegue lo importante. Para la parte de expedientes tienes la gestión administrativa y la página de documentación, donde explicamos cómo pedimos y ordenamos cada papel.
Un jueves de junio, con tres compraventas en la agenda
Al oficial le llega una ficha con los compradores, la inmobiliaria, el banco, los documentos recibidos y los que todavía faltan.
Cómo nos sincronizamos con tu notaría
Nos explicas cómo se organiza tu notaría: qué oficial lleva cada tipo de documento, cómo se reparten las salas y qué horas reservas para firmas. También qué listas de documentos damos por teléfono y qué consultas deben pasar siempre a tu equipo.
Trabajamos sobre tu agenda y tus carpetas de expedientes, no sobre otras paralelas. No interpretamos escrituras ni damos consejo jurídico: anotamos la duda y la pasamos a quien corresponda. Te enviamos un resumen con las firmas cerradas y los expedientes atascados.
Preguntas de notarías
¿Podéis explicar al cliente qué impuestos paga en una compraventa?
No. Eso es asesoramiento y lo da tu notaría. Nosotros le decimos que su pregunta queda anotada y se la pasamos al oficial.
¿Y cuando llaman por una herencia?
Tomamos el recado y damos la cita que nos digas, sin entrar en el fondo. La tramitación completa de herencias no la llevamos en esta web: para eso está tuherenciadirecta.es.
¿Qué pasa si un otorgante no trae un documento?
Intentamos que no ocurra. Repasamos la ficha de cada firma y reclamamos lo que falta con margen. Si aun así falta algo, avisamos al oficial para que decida.
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Tu notaría, con la agenda en orden
Mándanos un WhatsApp con lo que quieres quitarte de encima: el teléfono, las citas de firma o la documentación previa. Lo vemos contigo.