Secretaria virtual para empresas y pymes
En una pyme el teléfono lo acaba cogiendo quien está más cerca. Nosotros atendemos con el nombre de tu empresa, pasamos cada asunto a la persona que toca y tu equipo sigue con lo suyo.
Cuando el teléfono lo coge quien pilla más cerca
En muchas empresas pequeñas no hay nadie dedicado solo a la recepción. Coge el teléfono el comercial, la persona de administración o el propio gerente, y cada llamada corta lo que estaban haciendo. Cuando se juntan tres a la vez, alguna se pierde.
Si tienes recepcionista, el problema cambia de forma. Se va a comer, se pone mala o se coge sus vacaciones, y el teléfono queda en el aire. En temporada alta, una sola persona no da abasto entre el mostrador, las llamadas, el correo y el WhatsApp de la empresa.
Lo que puedes delegar
Atención
- Atender las llamadas generales con el nombre de tu empresa y el saludo que elijas.
- Pasar cada consulta al departamento o a la persona que corresponde, según tus criterios.
- Llevar el WhatsApp y el correo de contacto de la empresa.
- Cubrir a tu recepción en comidas, bajas, vacaciones y días de mucho trabajo.
- Organizar la agenda de técnicos, comerciales o consultas.
- Seguir atendiendo de noche y en fin de semana si lo necesitas.
Tramitación
- Preparar los presupuestos con tus tarifas y hacer su seguimiento.
- Recordar a los clientes los cobros pendientes antes de que pase a mayores.
- Pedir y ordenar la documentación de clientes y proveedores.
- Llevar el estado de cada expediente o encargo y avisar de lo que se retrasa.
- Coordinar con tus proveedores pedidos, entregas y citas de montaje.
- Preparar un resumen semanal para el gerente con lo que necesita su decisión.
Puedes empezar por un departamento o por una franja del día y ampliar después. Lo de atender está en secretaria virtual, lo de tramitar en gestión administrativa y las dos cosas juntas en atención y gestión.
Una avería un viernes por la tarde
El técnico recibe el aviso con el cliente, el contrato y el síntoma. Administración ve el parte abierto en su lista y nadie de la oficina ha tenido que levantarse.
Cómo nos sincronizamos con tu equipo
Antes de empezar nos das el mapa de tu empresa: quién lleva cada cosa, qué se pasa al momento y qué se apunta. También qué clientes tienen trato preferente y qué no se dice nunca por teléfono. Con eso montamos una guía que repasamos con la persona que tú nombres.
Trabajamos con vuestra agenda, vuestro correo y vuestra forma de registrar los asuntos. Cada persona recibe solo lo suyo, y el gerente un resumen de lo que ha entrado. Si algo cambia en la empresa, nos lo dices y lo cambiamos en la guía.
Preguntas de empresas y pymes
¿Podemos usarlo solo para cubrir a nuestra recepcionista?
Sí. Es de lo más habitual: cubrimos comidas, vacaciones y bajas, o las llamadas que entran cuando la recepción ya está ocupada. Tu recepcionista sigue siendo la referencia y nosotros le dejamos todo apuntado.
¿Cómo sabéis a quién pasar cada llamada?
Porque nos lo dejas por escrito. Una lista de personas, qué lleva cada una y cuándo se le puede molestar. Si alguien no está, tomamos el recado y se lo hacemos llegar a la persona correcta.
¿Quién atiende a nuestros clientes?
Personas de nuestro equipo que conocen tu empresa por la guía que hacemos juntos. Contestan con vuestro nombre y siguen vuestros criterios.
¿Cómo se calcula el precio?
Con un presupuesto a medida. Nos dices qué parte delegas, en qué horario y cuánto volumen tienes, y te damos precio. Más detalles en precios.
Si trabajas por tu cuenta y sin equipo, mira la secretaria virtual para autónomos.
Tu empresa atendida sin parar a tu equipo
Escríbenos por WhatsApp, cuéntanos cómo está organizada tu empresa y qué parte quieres delegar. Te preparamos un presupuesto a medida.